เจ้าของธุรกิจ SME ที่ไม่เคยเจอปัญหาเหล่านี้ ถือได้ว่าเป็นสุดยอดของ SME นักบริหารที่แท้จริง แต่สำหรับผู้ประกอบการทั่วไป ปัญหาทั้ง 4 เรื่องใหญ่เหล่านี้อาจระวังไม่ให้เกิดขึ้นได้หากเจ้าของหรือผู้บริหารได้ทราบและเล็งเห็นปัญหาได้ก่อนที่มันจะเกิดขึ้น ลองมาดูวิธีการต่างๆ ที่จะช่วยลดการเกิดขึ้นของปัญหาเหล่านี้ได้ล่วงหน้า
ปัญหากระแสเงินสด
เป็นที่ทราบกันดีแล้วว่า กระแสเงินสด ก็คือเส้นเลือดใหญ่ของกิจการที่จะทำให้ธุรกิจเดินไปได้โดยไม่ขาดตอน แม้ว่าธุรกิจอาจจะขาดทุน หรือขายของไปไม่มีกำไร แต่หากมีเงินสดหมุนเวียนกลับเข้ามาสำหรับการจ่ายเงินเดือนให้ลูกน้อง หรือหมุนเวียนซื้อของเข้ามาขาย หรือนำไปจ่ายดอกเบี้ยก่อนที่เจ้าหนี้จะมายึดกิจการ ก็ยังจะพอประทังให้ธุรกิจเดินต่อไปได้ แม้จะต้องเหนื่อยยากและเดือดร้อนบ้าง
แต่หากไม่มีกระแสเงินสดหมุนเวียนเข้ามาก็จะไม่มีเงินสดที่จะนำไปใช้ในการทำธุรกิจปกติประจำวัน ซึ่งก็หมายถึงการต้องปิดร้านหรือปิดกิจการไปนั่นเอง
การป้องกันไม่ให้กระแสเงินสดขาดมือที่สำคัญที่สุดก็คือ การกวดขันการเก็บเงินจากลูกหนี้เงินเชื่อ อย่าปล่อยให้หนี้ค้างคาเกินกำหนดเวลาชำระ การเก็บหนี้ไม่ได้ คือสาเหตุสำคัญที่สุดที่ทำให้เกิดกระแสเงินสดขาดมือ
การบริหารกระแสเงินสดอีกวิธีหนึ่งก็คือ การบริหารการจ่ายหนี้ค่าสินค้าหรือวัตถุดิบ การสร้างเครดิตให้เป็นที่น่าเชื่อถือสำหรับเจ้าหนี้ก็คือการจ่ายหนี้ให้ตรงเวลา หรืออาจจ่ายก่อนเวลาบ้างหากมีเงินสดเหลือ เพื่อสร้างเครดิตไว้ในกรณีเกิดความจำเป็นที่จะต้องจ่ายล่าช้า แต่ควรยกหูโทรศัพท์ไปแจ้งเจ้าหนี้ให้ทราบล่วงหน้า และกำหนดเวลาที่จะนำเงินมาจ่ายให้ชัดเจน
กระแสเงินสดในธุรกิจอาจจะถูก “กับดัก” ไว้ในวัตถุดิบและสินค้าที่ค้างในสต๊อก รวมถึงวัตถุดิบที่กองอยู่ในระหว่างรอการผลิต โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่เป็นโรงงานผลิต ความล่าช้าในการผลิต และสินค้าคงค้างในสต๊อก มักจะเป็นตัวสร้างปัญหากระแสเงินสดขาดมือที่ผู้ประกอบการมักจะมองข้ามไปเสมอ
ปัญหาต้นทุนที่สูงขึ้น
ต้นทุนที่สูงขึ้นหากเป็นต้นทุนที่จะทำให้สร้างยอดขายได้สูงขึ้นตามหรือสูงขึ้นมากกว่าก็จะไม่ใช่ปัญหา แต่หากต้นทุนที่สูงขึ้นเป็นต้นทุนที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้ทางธุรกิจ ก็ควรที่เจ้าของธุรกิจหรือผู้ประกอบการจะต้องตรวจตราหาสาเหตุให้พบ และควบคุมไว้ให้ได้
ต้นทุนแฝงที่มักจะมองข้ามไป เช่น ค่าโทรศัพท์ ค่าสาธารณูปโภค เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟหรือในกรณีที่ต้องจ่ายค่าประกันความเสียหายต่างๆ ก็ควรที่จะพิจารณาเปรียบเทียบราคาจากบริษัทอื่นๆ เพื่อต่อรองค่าเบี้ยประกันด้วย
ในกรณีที่ต้องการต่อรองกับผู้ให้บริการหรือซัพพลายเออร์ และมีเงินสดในมือเหลือ อาจใช้เรื่องของการชำระเงินล่วงหน้ามาต่อรองลดราคาได้ ทำให้ต้นทุนการผลิตลดลง นอกจากนี้ หากมีการกู้เงินจากธนาคารหรือสถาบันการเงิน ควรมีการทบทวนเงื่อนไขเป็นระยะๆ บางครั้งอาจมีเรื่องของค่าธรรมเนียมหรือเบี้ยปรับที่ไม่ควรเสียเกิดขึ้นโดยเจ้าของไม่รู้ตัว
สำคัญที่สุดก็คือ การทบทวนระบบการทำงานหรือการผลิตเพื่อให้มีประสิทธิภาพ ลดความสูญเสีย หรือเพิ่มผลผลิตให้ได้มากที่สุดอยู่ตลอดเวลา เช่น การนำเทคนิคการปรับปรุงประสิทธิภาพและคุณภาพอย่างต่อเนื่องทีละเล็กทีละน้อย (ไคเซ็น) มาใช้ในการบริหารธุรกิจ
ปัญหาจากกฎระเบียบและภาษีอากร
เรื่องของปัจจัยภายนอกที่จะมีผลกระทบต่อการวางแผนกระแสเงินสดที่ SME มักจะลืมให้ความสำคัญอีกเรื่องหนึ่ง ก็คือเรื่องของกฎหมายและกฎระเบียบที่มีการเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของภาษีอากร ซึ่งอาจทำให้ธุรกิจเสียผลประโยชน์ไปได้หากไม่ทราบหรือไม่ได้ติดตามความเคลื่อนไหว
วิธีการง่ายๆ ที่จะทำให้เกิดการรับรู้เหตุการณ์ต่างๆ ที่สำคัญ ได้แก่ การอ่านหนังสือพิมพ์รายวันเกี่ยวกับธุรกิจและเศรษฐกิจอยู่เสมอ การเข้าร่วมชมรม สมาคม หรือองค์กรทางธุรกิจที่เกี่ยวข้อง
ที่สำคัญที่สุดก็คือ ในการขยายกิจการหรือมีการลงทุนเพิ่ม ควรมีการประเมินผลกระทบในอนาคตที่จะเกิดเนื่องจากกฎระเบียบหรือภาษีอากรทุกครั้ง มิเช่นนั้นอาจเกิดปัญหาบานปลายภายหลังที่จะต้องทำให้เสียเงินมากกว่าที่คิดไว้
ปัญหาอัตราแลกเปลี่ยนหรืออัตราดอกเบี้ย
สำหรับธุรกิจที่ต้องเกี่ยวข้องกับการส่งออกหรือนำเข้า เรื่องของอัตราแลกเปลี่ยน อาจทำให้เกิดปัญหาขึ้นหากไม่ได้คาดการณ์ไว้ล่วงหน้า เช่นเดียวกับเรื่องความผันผวนจากอัตราดอกเบี้ย ควรพิจารณาทางเลือกอื่น เช่น การใช้อัตราแลกเปลี่ยนหรืออัตราดอกเบี้ยคงที่มาเปรียบเทียบทุกครั้งในการตัดสินใจ
ดังนั้น หากจะต้องให้ SME ติ๊กหัวข้อสำคัญเกี่ยวกับเรื่องการบริหารเงินสด ก็คงจะต้องเป็น 4 เรื่องนี้อย่างแน่นอน
บทความโดย: http://atsme.org
