เงื่อนไขของกรมสรรพากรเกี่ยวกับเอกสาร ใบกำกับภาษี (Invoice)

         การออกใบแทนใบกำกับภาษี ในระบบให้กด Action > Instead Invoice แล้วระบุเหตุผลของการออกใบแทน เมื่อยืนยันแล้วระบบจะทำการสร้างเอกสารใบกำกับภาษีใหม่ 1 รายการ โดยที่เลขที่เ
อกสารจะเป็นเลขที่เอกสารใหม่ วันที่เอกสารเป็นวันที่ทำการออกแทน สถานะเป็น Instead และใบกำกับภาษีที่เป็นใบออกแทน จะไม่สามารถทำการแก้ไขข้อมูลในเอกสารได้ ข้อมูลภาษี GL รวมถึงสต๊อกสินค้าที่ขายออกจะยังคงอ้างอิงตามเอกสารเดิม






การออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ (ตามกรมสรรพากร)
         ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้จัดทำใบกำกับภาษี หรือใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้แล้ว ต่อมาหากได้รับการร้องขอจากผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการซึ่งทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้สูญหาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนนั้นออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบแทนใบเพิ่มหนี้ หรือใบแทนใบลดหนี้ให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการนั้น โดยดำเนินการดังนี้
         1. ถ่ายสำเนาใบกำกับภาษี สำเนาใบเพิ่มหนี้ หรือสำเนาใบลดหนี้ และให้บันทึกรายการดังนี้ลงในภาพถ่ายหรือด้านหลังของภาพถ่ายดังกล่าว
                 (1) ใบแทนออกให้ครั้งที่
                 (2) วัน เดือน ปี ที่ออกใบแทน
                 (3) คำอธิบายย่อๆ ถึงสาเหตุที่ออกใบแทน
                 (4) ลงลายมือชื่อของผู้ออกใบแทน
         2. ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งออกใบแทนตาม 1. บันทึกรายการตาม (1) - (4) ไว้ด้านหลังสำเนาใบกำกับภาษี สำเนาใบเพิ่มหนี้ หรือสำเนาใบลดหนี้ด้วย
         3. ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบแทนใบเพิ่มหนี้ ใบแทนใบลดหนี้ บันทึกรายการการออกใบแทน ในรายงานภาษีขายในเดือนที่มีการออกใบแทน โดยระบุชื่อผู้ซื้อ เลขที่/เล่มที่ วันที่ของใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ ที่ได้มีการออกใบแทน (อ้างถึง ม.86/12 แห่งประมวลรัษฎากร และประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 36)ฯ ลงวันที่ 7 กรกฎาคม พ.ศ. 2535)

2. การยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิม แล้วออกฉบับใหม่ (Cancel Invoice)
         การยกเลิกใบกำกับภาษีจะเกิดขึ้นในกรณีที่ ใบกำกับภาษีฉบับเดิมมีสาระสำคัญผิด เช่น ชื่อ หรือที่อยู่ของลูกค้าไม่ตรงตามที่จดทะเบียนไว้ เป็นต้น
         การยกเลิกใบกำกับในระบบให้กด Action > Cancel Invoice แล้วเลือกเหตุที่ของการยกเลิก เมื่อทำการยืนยันการยกเลิกแล้ว ระบบจะทำการเปลี่ยนสถานะของเอกสารเดิมเป็น Cancel แล้วสร้างใบกับกำภาษีฉบับใหม่ โดยที่เลขที่เอกสารและเลขที่ใบกำกับภาษีจะเป็นเลขที่ใหม่ ส่วนวันที่เอกสารและวันที่ใบกำกับภาษีของเอกสารฉบับใหม่จะอ้างอิงวันที่ตามวันที่ของเอกสารฉบับเดิมที่ถูกยกเลิก และมีสถานะเป็น Open ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญได้ ยกเว้นการแก้ไขส่วนที่เกี่ยวข้องกับ จำนวนเงิน จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้

         กรณีที่ยกเลิกใบกำกับภาษีจะมีผลกับรายงานภาษีขาย โดยที่จำนวนเงินฐานภาษีและจำนวนเงินภาษีในรายงานจะแสดงที่ใบกำกับภาษีฉบับเดิมที่ยกเลิก และจะมีการแสดงใบกำกับภาษีฉบับใหม่ พร้อมเหตุผลการยกเลิกของเอกสารฉบับเดิม

คำสั่งกรมสรรพากร
ที่ ป. 86/2542
เรื่อง หลักเกณฑ์การจัดทำใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/4 และมาตรา 86/5 แห่งประมวลรัษฎากร เฉพาะที่มีลักษณะเป็นแบบเต็มรูป

         ข้อ 25 ผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งจัดทำใบกำกับภาษีโดยมีรายการในส่วนที่เป็นสาระสำคัญไม่ถูกต้องครบถ้วนตามข้อ 4 ข้อ 5 ข้อ 6 และข้อ 22 เมื่อได้รับการร้องขอให้ยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมและจัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่ที่ถูกต้อง ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้
                  (1) เรียกคืนใบกำกับภาษีฉบับเดิมและนำมาประทับตราว่า “ยกเลิก” หรือขีดฆ่า แล้วเก็บรวมไว้กับสำเนาใบกำกับภาษีฉบับเดิม
                  (2) จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่ซึ่งเป็นเลขที่ใหม่ แต่จะต้องลง วัน เดือน ปี ให้ตรงกับ วัน เดือน ปี ตามใบกำกับภาษีฉบับเดิม และ
                  (3) หมายเหตุไว้ในใบกำกับภาษีฉบับใหม่ว่า “เป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิมเลขที่ ... เล่มที่ ...” และหมายเหตุการยกเลิกใบกำกับภาษีไว้ในรายงานภาษีขายของเดือนภาษีที่จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่ด้วย

ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ร้องขอให้ยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมและจัดทำฉบับใหม่ที่ถูกต้อง จะต้องถ่ายเอกสารใบกำกับภาษีฉบับเดิมที่ขอยกเลิกติดเรื่องไว้ด้วย
ที่มา : http://www.rd.go.th/publish/3568.0.html

3. การปิดการใช้งานใบกำกับภาษี (Inactive)
         การปิดการใช้งานใบกำกับภาษี เป็นการปิดไม่ให้นำใบกำกับภาษีฉบับนั้นไปอ้างอิงในเอกสารอื่น
         การปิดการใช้งานให้กด Action > Inactive แล้วระบุเหตุผลของการปิดการใช้งานใบกำกับภาษี เมื่อยืนยันแล้วระบบจะทำการเปลี่ยนสถานะของใบกำกับภาษีเป็น Inactive และถ้าใบกำกับภาษีที่ถูกปิดการใช้งานมีการอ้างอิงใบสั่งขายหรือเอกสารอื่นๆจะมีการยกเลิกการอ้างอิงอัตโนมัติและใบกำกับภาษีนั้นจะไม่แสดงในรายงานภาษีขาย