โครงการ e-Tax Invoice by Email เป็นส่วนหนึ่งของโครงการใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดทำขึ้น เพื่อรองรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มขนาดเล็กที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี มีการออกใบกำกับภาษีจำนวนไม่มาก ไม่มีการบริหารจัดการด้านเอกสารที่เป็นระบบขนาดใหญ่ และอาจยังไม่พร้อมจะออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างสมบูรณ์ตามที่กรมสรรพากรกำหนด ทั้งนี้ เพื่อลดต้นทุนและสร้างความน่าเชื่อถือ ผู้ประกอบการสามารถจัดทำ และนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้กับคู่ค้าทาง Email ผ่านการประทับรับรองเวลาและเตรียมความพร้อมก่อนสำหรับผู้ประกอบการที่จะพัฒนาไปสู่ระบบการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์อย่างสมบูรณ์แบบในอนาคตต่อไป
กรมสรรพากร กระทรวงการคลัง สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (องค์การมหาชน) (สพธอ.) และสำนักงานรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ (องค์การมหาชน) (สรอ.) ร่วมกันจัดทำระบบ e-tax Invoice by Email ขึ้น เพื่อให้ผู้ประกอบการที่ได้รับอนุญาตสามารถจัดทำ ส่งมอบและเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งได้รับการประทับตราเวลา (Time Stamp) ผ่านระบบกลางของ สพธอ. โดยรูปแบบของไฟล์จะเป็นประเภท Microsoft Word (.doc, .docx) , Microsoft Excel (.xls , .xlsx) หรือ PDF (.pdf) เท่านั้น
ระบบ e-Tax Invoice by Email เป็นระบบที่มีความมั่นคงปลอดภัย เพราะมีการพัฒนาระบบตามมาตรฐานของการรับส่งอีเมลที่มีการตรวจสอบการปลอมแปลงอีเมลตามรูปแบบ SPF (Sender Protocol Framework) และ Domain Key validation สำหรับข้อมูลของระบบนั้นได้รับการจัดเก็บที่หน่วยงานที่ได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO27001 ซึ่งเป็นมาตรฐานระบบบริหารความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ รวมถึงมีประทับรับรองเวลาดิจิทัล (Digital Time stamping) กับใบกำกับฯ ด้วยเทคโนโลยี PKI (Public Key Infrastructure ซึ่งจะช่วยให้ธุรกรรมพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (e-Commerce) ได้รับความสะดวกยิ่งขึ้น อำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ประกอบการและคู่ค้า ช่วยลดขั้นตอนวุ่นวายแบบเดิมๆ และยังลดปัญหาเอกสารใบกำกับภาษี ตกหล่น สูญหาย หรือความล่าช้าของการได้รับใบกำกับภาษีอีกด้วย ถ้าใช้ระบบนี้แล้ว ผู้ประกอบการจดทะเบียนไม่จำเป็นต้องจัดทำใบกำกับภาษีเป็นกระดาษ สามารถนำส่งและจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้เลยและสามารถใช้วิธีการนี้ ร่วมกับวิธีการออกใบกำกับภาษีเป็นกระดาษได้และสามารถเลือกใช้วิธีอื่นได้ขึ้นอยู่กับความสะดวก ระบบนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นทางเลือกเพื่อความสะดวกสบายของผู้ใช้งานเท่านั้นแต่ถ้าไม่ใช้งานระบบนี้ ผู้ประกอบการจดทะเบียนยังออกใบกำกับภาษีเป็นกระดาษได้ต่อไป
คุณสมบัติของผู้ประกอบการที่จะจัดทำ e-tax Invoice by Email
ขั้นตอนการจดทะเบียนยื่นคำขอ e-Tax Invoice by Email
ผู้ประกอบการจดทะเบียนยื่นคำขอต่ออธิบดีกรมสรรพากร ผ่านเว็บไซต์ของกรมสรรพากรตามแบบ ก.อ.01 โดยท่านสามารถลงทะเบียนได้ที่นี้ คลิก!
ขั้นตอนการตั้งค่าที่อยู่บริษัทให้ตรงตามเงื่อนไข e-Tax Invoice by Email
ให้ผู้ใช้ไปยังเมนูบริษัท [หมายเลข 1] ที่ระบบ Setting
จากนั้นให้ทำการกดแก้ไขข้อมูลที่อยู่บริษัท ในส่วนของช่องที่อยู่ ผู้ใช้ไม่ต้องระบุข้อมูลลงไปในช่องดังกล่าว และให้กดปุ่ม [หมายเลข 2] ซึ่งระบบจะแสดง Pop-Up More Branch Address ให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน
* หมายเหตุ : กรณีที่กรอกข้อมูลที่อยู่ ห้ามระบุคำนำ เช่น แขวง/ตำบล, เขต/อำเภอ, จังหวัด ในช่องดังกล่าวโดยเด็ดขาด เพราะระบบจะแสดงข้อมูลดังกล่าวให้อัตโนมัติ และจะทำให้ข้อมูลซ้ำกัน
* หมายเหตุ : กรณีที่มีหมายเลขโทรศัพท์มากกว่า 1 หมายเลข ห้ามระบุสัญลักษณ์จุลภาค ( , ) เพื่อแบ่งวรรคตอนโดยเด็ดขาด
ขั้นตอนการเชื่อมต่อ e-Tax Invoice by Email กับโปรแกรมบัญชีออนไลน์ myAccount Cloud
หลังจากที่ผู้ประกอบการได้ลงทะเบียนผ่านเว็บไซต์ของกรมสรรพากรตามแบบ ก.อ.01 เรียบร้อยแล้ว ให้ผู้ประกอบการนำ Email ที่ลงทะเบียนมาเชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชีออนไลน์ myAccount Cloud ให้ผู้ใช้ไปยังเมนูตั้งค่าอีเมล [หมายเลข 1] ที่ระบบ Setting
เลือก Tab e-Tax Invoice by Email [หมายเลข 2] โดยท่านสามารถศึกษาวิธีการเชื่อมต่อ Email ได้ที่นี้ คลิก! (หน้าที่ 22)
ขั้นตอนการจัดส่งเอกสารผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email
เมนูที่สามารถนำส่งเอกสารผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email ประกอบไปด้วย 6 เมนู ดังนี้
|
|
หลังจากนั้นให้ผู้ใช้เปิดเอกสารใบกำกับภาษี (Invoice) ที่ต้องการจัดส่งเอกสารผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email และเมื่อเปิดเอกสารเรียบร้อยแล้ว ให้ผู้ใช้กดปุ่ม Print และทำการกด 
Send E-Tax Invoice [หมายเลข 1]
* หมายเหตุ : เงื่อนไขที่จำเป็นต้องแสดงในเอกสารใบกำกับภาษี (Invoice) ประกอบไปด้วย ที่อยู่ออกใบกำกับภาษี (ตามภพ.20), รหัสไปรษณีย์, เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร และข้อมูลสาขา
ระบบจะแสดงหน้าจอสำหรับการจัดส่ง Email ซึ่งมีรายละเอียดที่สำคัญดังนี้
การแก้ไขปัญหาที่พบในระหว่างจัดส่งเอกสารผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email ไม่ผ่าน
กรณีที่จัดส่งเอกสารใบกำกับภาษีไม่สำเร็จ ทางกรมสรรพากรจะดำเนินการจัดส่งอีเมลตอบกลับพร้อมแจ้งเหตุผล
|
ตัวอย่างเช่น ระบบ e-Tax Invoice by Email ไม่สามารถประทับรับรองเวลาให้กับเอกสารแนบได้ เนื่องจาก XML ภายใน PDF/A-3 มีโครงสร้าง หรือชนิดข้อมูล หรือข้อกำหนดการใช้งานไม่ถูกต้อง |
ให้ผู้ใช้เปิด Website ของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) ได้ที่นี้ คลิก! และให้ไปยังหัวข้อตรวจสอบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทำการกดปุ่ม เลือกไฟล์ [หมายเลข 1] เพื่อเลือกเอกสารใบกำกับภาษีที่ส่งอีเมลไม่ผ่าน จากนั้นให้กดปุ่ม Checkbox [หมายเลข 2] เพื่อยืนยันว่าผู้ใช้ไม่ใช่โปรแกรมอัตโนมัติ และกดปุ่ม ตรวจสอบ [หมายเลข 3] ด้านมุมขวาล่าง
ระบบจะแสดงสถานะ Íไม่ผ่าน [หมายเลข 4] ในหัวข้อ ผลการตรวจสอบ XML-Schema and Schematron ซึ่งผู้ใช้จะไม่ทราบเหตุผลของการไม่ผ่าน ดังนั้นให้ผู้ใช้กดปุ่ม EXPORT EXCEL [หมายเลข 5] เพื่อทำการ Download ข้อมูลที่ผิดพลาดมาตรวจสอบ โดยจะเป็นเอกสาร Excel
