ในยุคที่ธุรกิจจำนวนมากขยับมาทำงานบนระบบออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นร้านค้า E-Commerce หรือโปรแกรมบัญชีออนไลน์อย่าง Prosoft ibiz เรื่องของ “คุกกี้ (Cookies)” กลายเป็นคำที่ผู้ใช้งานพบเห็นบ่อยมากขึ้น โดยเฉพาะเวลาที่เข้าเว็บไซต์แล้วมีแบนเนอร์แจ้งเตือนเรื่องการเก็บข้อมูล บทความนี้จะพาคุณไปทำความเข้าใจว่า คุกกี้คืออะไร ทำงานอย่างไร และมีความเกี่ยวข้องกับการใช้งานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz อย่างไร
คุกกี้ (Cookies) คืออะไร ?
คือ ไฟล์ข้อมูลขนาดเล็กในรูปแบบข้อความ (Text File) ที่เว็บไซต์หรือระบบออนไลน์สร้างขึ้น และส่งไปจัดเก็บไว้ในเบราว์เซอร์ของผู้ใช้งานเมื่อมีการเข้าใช้งานระบบ ข้อมูลภายในคุกกี้มักประกอบด้วยรหัสประจำตัวผู้ใช้งาน (User ID แบบเข้ารหัส), Session ID, การตั้งค่าระบบ หรือข้อมูลทางเทคนิคบางประการ เช่น ประเภทอุปกรณ์และเบราว์เซอร์
หลักการทำงานของคุกกี้ คือ เมื่อผู้ใช้งานเข้าสู่ระบบ เว็บไซต์จะสร้าง “Session” เพื่อระบุว่าผู้ใช้งานรายนั้นผ่านการยืนยันตัวตนแล้ว จากนั้นระบบจะบันทึกตัวระบุ Session ลงในคุกกี้ที่จัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ของผู้ใช้งาน ทุกครั้งที่มีการคลิกเมนู บันทึกข้อมูล หรือเปิดหน้ารายงาน เบราว์เซอร์จะส่งค่าคุกกี้กลับไปยังเซิร์ฟเวอร์ เพื่อยืนยันว่าการกระทำดังกล่าวเป็นของผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์จริง
ในบริบทของโปรแกรมบัญชีออนไลน์ myAccount Cloud ซึ่งเป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทางการเงิน ภาษี และเอกสารทางบัญชีจำนวนมาก คุกกี้จึงไม่ได้มีหน้าที่เพียงแค่ “จดจำผู้ใช้” เท่านั้น แต่ยังมีบทบาทสำคัญในด้านต่อไปนี้
• รักษาความต่อเนื่องของการทำงาน เช่น ระหว่างการออกใบกำกับภาษีหรือบันทึกบัญชีหลายรายการ ระบบต้องทราบว่าผู้ใช้งานยังอยู่ในสถานะล็อกอินเดียวกัน
• ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง (Access Control) เช่น แยกสิทธิ์ระหว่างผู้ดูแลระบบ ฝ่ายบัญชี หรือผู้บริหาร โดยใช้ข้อมูลอ้างอิงจาก Session
• ลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของ Session ทุกครั้งที่มีการร้องขอข้อมูล
• จดจำการตั้งค่าเฉพาะบุคคล เช่น มุมมองรายงานทางการเงิน รูปแบบวันที่ หรือเมนูที่ใช้งานบ่อย เพื่อให้การทำงานมีความรวดเร็วและเหมาะสมกับรูปแบบธุรกิจ
นอกจากนี้ คุกกี้ยังสามารถแบ่งตามอายุการใช้งานได้เป็น 2 ลักษณะ ได้แก่
• Session Cookies มีอายุเฉพาะช่วงที่เปิดเบราว์เซอร์ เมื่อปิดหน้าต่าง ระบบจะสิ้นสุดการทำงาน เหมาะสำหรับระบบที่ต้องการความปลอดภัยสูง เช่น โปรแกรมบัญชีออนไลน์ myAccount Cloud
• Persistent Cookies จัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ตามระยะเวลาที่กำหนด เพื่อจดจำการตั้งค่าหรือข้อมูลบางอย่างในระยะยาว
ทั้งนี้คุกกี้ไม่ได้เป็นไวรัส ไม่สามารถเปิดดูเอกสารในเครื่องผู้ใช้งาน หรือดึงข้อมูลส่วนตัวโดยตรงได้ คุกกี้ทำหน้าที่เป็นเพียงตัวระบุ (Identifier) ที่ช่วยให้เซิร์ฟเวอร์สามารถเข้าใจบริบทการใช้งานของผู้ใช้แต่ละรายได้อย่างถูกต้องและปลอดภัย ภายใต้การควบคุมตามนโยบายความเป็นส่วนตัวของผู้ให้บริการ
ประเภทของคุกกี้ที่พบบ่อย
การแบ่งประเภทของคุกกี้สามารถทำได้หลายรูปแบบ แต่ในบริบทของระบบธุรกิจและโปรแกรมบัญชีออนไลน์ เช่น myAccount Cloud มักแบ่งออกเป็นกลุ่มหลักๆ ดังต่อไปนี้
1.คุกกี้ที่จำเป็น (Strictly Necessary Cookies) คุกกี้ประเภทนี้มีความสำคัญต่อการทำงานพื้นฐานของระบบ หากไม่มีคุกกี้กลุ่มนี้ เว็บไซต์หรือโปรแกรมออนไลน์จะไม่สามารถทำงานได้อย่างถูกต้อง โดยในระบบโปรแกรมบัญชีออนไลน์ myAccount Cloud คุกกี้ที่จำเป็นอาจถูกใช้เพื่อ
• จัดการ Session หลังจากผู้ใช้งานเข้าสู่ระบบ
• ยืนยันตัวตนระหว่างการทำรายการ เช่น การบันทึกบัญชี การอนุมัติเอกสาร หรือการสร้างรายงาน
• ป้องกันการโจมตีทางไซเบอร์บางรูปแบบ เช่น การปลอมแปลงคำสั่ง (CSRF)
• ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามบทบาท (Role-based Access Control)
2. คุกกี้เพื่อประสิทธิภาพและการวิเคราะห์ (Performance / Analytics Cookies) คุกกี้กลุ่มนี้ใช้เก็บข้อมูลเชิงสถิติแบบไม่ระบุตัวตนโดยตรง เพื่อช่วยให้ทีมพัฒนาสามารถนำไปวิเคราะห์พฤติกรรมการใช้งานและปรับปรุงระบบความเร็ว เสถียรภาพ และโครงสร้างเมนูให้ใช้งานง่ายยิ่งขึ้น โดยไม่กระทบต่อข้อมูลทางบัญชีโดยตรง ตัวอย่างในบริบทของโปรแกรมบัญชีออนไลน์ myAccount Cloud เช่น
• ตรวจสอบว่าผู้ใช้งานมักใช้เมนูใดบ่อยที่สุด เช่น เมนูออกใบกำกับภาษี หรือรายงานงบกำไรขาดทุน
• วิเคราะห์ระยะเวลาเฉลี่ยในการทำรายการแต่ละประเภท
• ตรวจสอบจุดที่ผู้ใช้งานออกจากระบบหรือเกิดข้อผิดพลาดบ่อย
3. คุกกี้เพื่อการทำงานเพิ่มเติม (Functional Cookies) คุกกี้ประเภทนี้ช่วยจดจำการตั้งค่าที่ผู้ใช้งานเลือกไว้ เพื่อให้ประสบการณ์การใช้งานมีความต่อเนื่องและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจ ในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ myAccount Cloud อาจรวมถึง
• การจดจำรูปแบบวันที่หรือรูปแบบตัวเลขที่องค์กรกำหนด
• การจำมุมมองรายงานที่เลือกไว้ล่าสุด
• การบันทึกค่าการค้นหาหรือฟิลเตอร์ที่ใช้บ่อย
4. คุกกี้เพื่อการตลาด (Marketing Cookies) คุกกี้กลุ่มนี้มักพบในเว็บไซต์ที่มีการประชาสัมพันธ์หรือโฆษณาบริการ เช่น หน้าเว็บไซต์หลักของผู้ให้บริการโปรแกรมบัญชีออนไลน์ โดยใช้เพื่อวิเคราะห์พฤติกรรมการเข้าชมและนำเสนอเนื้อหาที่เหมาะสม เช่น
• การวิเคราะห์ว่าผู้เข้าชมสนใจฟีเจอร์ใดของระบบมากที่สุด
• การแสดงโฆษณาหรือบทความที่เกี่ยวข้องกับการจัดการบัญชีหรือภาษี
คุกกี้เกี่ยวข้องอย่างไรกับโปรแกรมบัญชีออนไลน์ myAccount Cloud
การใช้งานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ myAccount Cloud จำเป็นต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยและการยืนยันตัวตนที่มีประสิทธิภาพ คุกกี้จึงมีบทบาทสำคัญในหลายด้าน เช่น
• ช่วยจดจำสถานะการเข้าสู่ระบบของผู้ใช้งาน
• ป้องกันการเข้าสู่ระบบซ้ำซ้อนจากอุปกรณ์ที่ไม่ได้รับอนุญาต
• เพิ่มความปลอดภัยในการทำธุรกรรมทางบัญชี
• จดจำการตั้งค่าการใช้งาน เช่น รูปแบบรายงาน หรือเมนูที่ใช้งานบ่อย
ในระบบที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทางการเงิน ความถูกต้องและความปลอดภัยถือเป็นหัวใจสำคัญ คุกกี้ประเภทที่จำเป็นจึงเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยให้ระบบทำงานได้อย่างราบรื่น
วิธีการ Clear ข้อมูลคุกกี้บน Web Browser
ในบางกรณี เช่น ระบบทำงานผิดปกติ เข้าสู่ระบบไม่ได้ หน้าจอแสดงผลค้าง หรือมีการเปลี่ยนสิทธิ์ผู้ใช้งานในระบบโปรแกรมบัญชีออนไลน์ myAccount Cloud แล้วข้อมูลยังไม่อัปเดต การลบ (Clear) คุกกี้อาจช่วยแก้ไขปัญหาได้ เนื่องจากเป็นการล้างข้อมูล Session เดิมและให้ระบบสร้างข้อมูลใหม่อีกครั้ง
อย่างไรก็ตาม ควรทราบว่าเมื่อทำการลบคุกกี้แล้ว ระบบจะยกเลิกสถานะการเข้าสู่ระบบทั้งหมด ผู้ใช้งานจะต้องกรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านใหม่
1. วิธีลบคุกกี้บน Google Chrome
• คลิกเมนูจุดสามจุดมุมขวาบน
• เลือก “Settings” (การตั้งค่า)
• ไปที่เมนู “Privacy and security”
• เลือก “Clear browsing data”
• เลือกช่วงเวลา (เช่น Last hour หรือ All time)
• ติ๊กเลือก “Cookies and other site data”
• กด “Clear data”
• สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี้ วิธีลบคุกกี้บน Google Chrome
2. วิธีลบคุกกี้บน Microsoft Edge
• คลิกเมนูจุดสามจุดมุมขวาบน
• เลือก “Settings”
• ไปที่ “Privacy, search, and services”
• ภายใต้หัวข้อ Clear browsing data เลือก “Choose what to clear”
• เลือก “Cookies and other site data”
• กด “Clear now”
• สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี้ วิธีลบคุกกี้บน Microsoft Edge
3. วิธีลบคุกกี้บน Mozilla Firefox
• คลิกเมนูสามขีดมุมขวาบน
• เลือก “Settings”
• ไปที่ “Privacy & Security”
• ในส่วน Cookies and Site Data คลิก “Clear Data”
• เลือก “Cookies and Site Data”
• กด “Clear”
• สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี้ วิธีลบคุกกี้บน Mozilla Firefox
คำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับผู้ใช้งานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ myAccount Cloud
1. ควรออกจากระบบ (Log out) ทุกครั้งหลังใช้งาน โดยเฉพาะเมื่อใช้งานบนอุปกรณ์ที่ไม่ใช่เครื่องส่วนตัว
2. หลีกเลี่ยงการบันทึกรหัสผ่านอัตโนมัติบนคอมพิวเตอร์สาธารณะ
3. หากพบปัญหาในการใช้งาน myAccount Cloud หลังจากระบบอัปเดตเวอร์ชัน การ Clear คุกกี้เป็นขั้นตอนพื้นฐานที่ควรลองก่อนติดต่อฝ่ายสนับสนุน
การจัดการคุกกี้อย่างเหมาะสมไม่เพียงช่วยแก้ไขปัญหาทางเทคนิค แต่ยังช่วยเสริมความปลอดภัยในการใช้งานระบบบัญชีออนไลน์อีกด้วย
ข้อดีของคุกกี้ (Cookies)
1. เพิ่มความสะดวกและประหยัดเวลาในการใช้งาน
คุกกี้ช่วยจดจำข้อมูลการเข้าสู่ระบบ (Session) ทำให้ผู้ใช้งานไม่ต้องกรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านซ้ำทุกครั้ง โดยเฉพาะในระบบอย่าง myAccount Cloud ที่ต้องมีการเข้าใช้งานเป็นประจำทุกวัน เช่น การออกใบกำกับภาษี บันทึกค่าใช้จ่าย หรือดูรายงานทางการเงิน การที่ระบบจดจำสถานะการใช้งานได้อย่างต่อเนื่องช่วยลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่ายบัญชี
2. เสริมความปลอดภัยของระบบ
คุกกี้ประเภทที่จำเป็นมีบทบาทในการยืนยันตัวตนและป้องกันการโจมตีบางรูปแบบ เช่น การปลอมแปลงคำสั่ง (CSRF) หรือการเข้าสู่ระบบจากอุปกรณ์ที่ไม่ได้รับอนุญาต ในระบบบัญชีออนไลน์ซึ่งเกี่ยวข้องกับข้อมูลทางการเงินโดยตรง กลไกเหล่านี้ช่วยลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับสิทธิ์
3. ปรับประสบการณ์การใช้งานให้เหมาะสมกับแต่ละธุรกิจ
คุกกี้สามารถจดจำการตั้งค่าต่างๆ เช่น รูปแบบรายงานที่เลือก เมนูที่ใช้งานบ่อย หรือการตั้งค่าภาษีที่ใช้ประจำ ทำให้การทำงานในระบบ myAccount Cloud มีความต่อเนื่องและสอดคล้องกับลักษณะธุรกิจของแต่ละองค์กร
4. สนับสนุนการพัฒนาระบบในระยะยาว
ข้อมูลเชิงสถิติจากคุกกี้เพื่อการวิเคราะห์ (Analytics) ช่วยให้ผู้พัฒนาระบบทราบว่าฟังก์ชันใดถูกใช้งานมาก ฟีเจอร์ใดซับซ้อนเกินไป หรือจุดใดที่ผู้ใช้งานมักออกจากระบบ ข้อมูลเหล่านี้มีประโยชน์ต่อการปรับปรุงประสิทธิภาพ ความเร็ว และเสถียรภาพของโปรแกรมบัญชีออนไลน์
ข้อเสียของคุกกี้ (Cookies)
1. ความเสี่ยงด้านความเป็นส่วนตัว
แม้ว่าคุกกี้จะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ส่วนตัวในเครื่องได้โดยตรง แต่คุกกี้บางประเภท เช่น คุกกี้เพื่อการตลาด อาจติดตามพฤติกรรมการใช้งานเว็บไซต์ ซึ่งอาจทำให้ผู้ใช้งานรู้สึกไม่สบายใจหากไม่มีการแจ้งข้อมูลอย่างชัดเจนหรือไม่ได้ให้ความยินยอมอย่างเหมาะสม
2. ความเสี่ยงหากอุปกรณ์ไม่ปลอดภัย
หากผู้ใช้งานเข้าสู่ระบบบัญชีผ่านคอมพิวเตอร์สาธารณะหรืออุปกรณ์ที่ไม่มีการตั้งค่าความปลอดภัยที่ดี และไม่ได้ออกจากระบบอย่างถูกต้อง คุกกี้ที่เก็บสถานะการเข้าสู่ระบบอาจถูกนำไปใช้โดยบุคคลอื่นได้ ดังนั้นการใช้งานผ่านอุปกรณ์ส่วนตัวและการตั้งรหัสผ่านที่รัดกุมจึงเป็นสิ่งสำคัญ
3. การปิดใช้งานคุกกี้อาจกระทบต่อการทำงานของระบบ
หากผู้ใช้งานเลือกปฏิเสธคุกกี้ทั้งหมด โดยเฉพาะคุกกี้ที่จำเป็น อาจทำให้ไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้อย่างสมบูรณ์ หรือบางฟังก์ชัน เช่น การบันทึกข้อมูลแบบต่อเนื่อง อาจทำงานผิดพลาด ส่งผลต่อประสบการณ์การใช้งานโดยรวม
4. ภาระด้านกฎหมายและการกำกับดูแล
สำหรับผู้ให้บริการระบบออนไลน์ การใช้คุกกี้ต้องสอดคล้องกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เช่น PDPA ซึ่งต้องมีการแจ้งรายละเอียดการเก็บ ใช้ และเปิดเผยข้อมูลอย่างโปร่งใส หากบริหารจัดการไม่เหมาะสม อาจเกิดความเสี่ยงด้านกฎหมายและภาพลักษณ์ขององค์กร
เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 03 มีนาคม 2569
