ทำเอกสารจ่ายชำระหนี้ไปแล้ว แต่สินค้ามีปัญหาภายหลัง ต้องทำเอกสารลดหนี้เจ้าหนี้อย่างไร ?

กรณีที่บริษัทมีการจ่ายชำระเงินค่าสินค้าไปแล้ว ทำให้กระบวนการทางบัญชีเสร็จสิ้น แต่ภายหลังมีการตรวจสอบสินค้าชำรุดเสียหาย ทางบริษัทต้องการจะทำลดหนี้เจ้าหนี้ สามารถทำตามคู่มือดังนี้ค่ะ

1.ให้ผู้ใช้ไปที่ Purchase > ลดหนี้เจ้าหนี้ (เงินสด)

2.จากนั้นให้กดปุ่ม NEW เอกสาร

3.ให้กดรูปแว่นขยายเลือกรหัสเจ้าหนี้และเลือกเลขที่เอกสารซื้อเชื่อใบเดิมที่ต้องการจะลดหนี้ ดังรูป

4.ระบบจะอ้างอิงข้อมูลของเอกสารซื้อเชื่อใบเดิมที่ต้องการจะลดหนี้ ดังรูป

กรณีที่เอกสารซื้อเชื่อมีสินค้ามากกว่า 1 รายการ ผู้ใช้สามารถลบรหัสสินค้าที่ไม่ต้องการลดหนี้ออกได้เหลือไว้แค่รายการสินค้าที่ต้องการจะลดหนี้

กรณีที่ที่ต้องการให้มีผลต่อสต๊อกให้เลือกมีผล หากไม่ต้องการให้มีผลต่อสต๊อกเลือกไม่มีผล

5.จากนั้นไปที่ Tab Detail โดยระบบจะอ้างอิงข้อมูลที่อยู่ของเจ้าหนี้ตามที่ผู้ใช้มีการตั้งค่าเริ่มต้นและให้ผู้ใช้ระบุเหตุผลการลดหนี้ ดังรูป

6.จากนั้นไป Tab Receive คือ การบันทึกการรับเงินคืน ซึ่งจะมียอดเงินแสดงจำนวนเงินที่ต้องได้รับคืน เป็นตัวสีแดง อยู่ด้านล่าง หากใส่ยอดเงินตามวิธีที่รับเงินคืนแล้ว ช่อง ”จ่ายชำระคงเหลือ” จะหายไป ซึ่งจะมีวิธีบันทึกการ รับเงินคืนอยู่ 3 วิธีคือ แบบเงินสด, เช็ค และเงินโอน

7.ใน Tab VAT คือ การบันทึกรายละเอียดภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบจะแสดงรายละเอียดภาษีมูลเพิ่ม ทันทีหลัก จากที่บันทึกข้อมูลแบบมีภาษี

8.ใน Tab WHT คือ การบันทึกรายละเอียดภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายใช้ในกรณีที่มีภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย โดยกดปุ่ม “ + ” ระบบจะแสดงหน้าต่างการบันทึกข้อมูลภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย ขึ้นมา ผู้ใช้ควรทำการกรอกข้อมูลในฟอร์มที่มีเครื่องหมาย “ * ” ให้ครบถ้วน จากนั้นกดปุ่ม “ + ” เพื่อเป็นการสร้างรายการภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย ให้ผู้ใช้ “เลือกประเภท ภาษี” > ระบุจำนวนเงินที่จ่าย กดติ๊กเช็คถูกสีเขียว > เพื่อเป็นการบันทึกข้อมูล ดังรูป

9.ใน Tab Post GL คือการบันทึกผ่านรายการ (Posting) ไปยังบัญชีแยกประเภท (General Ledger) ผู้ใช้ สามารถ Post GL โดยกดปุ่ม Simulated หลังจากผู้ใช้ตรวจสอบข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม Save ทางด้านขวาบนของหน้าจอโปรแกรม เพื่อเป็นการบันทึกข้อมูลเอกสารลดหนี้เจ้าหนี้ (เงินสด)

หน้าแรก

ระบบบริหารงานจัดซื้อ