ภาพของงานทางด้านบัญชีสำหรับคนทั่วไปที่นอกเหนือจากตัวเลขแล้วยังอาจนึกไปถึง ภาพของเอกสารกองพะเนินเทินทึก วางเรียงรายเต็มตู้ เพื่อจัดเก็บใบเสร็จ ข้อมูลทางบัญชีและอีกจิปาถะ ลำบากและน่าเห็นใจผู้จัดทำบัญชีจริงๆครับ จะค้นจะหาแต่ละที วุ่นวายไปหมด ช่วงอดีตที่ว่านั้นงานบัญชีจึงมักประสบปัญหาเรื่องการจัดเก็บเอกสารและดูแล ข้อมูลทางด้านบัญชีอย่างมาก
ปัจจุบันเทคโนโลยีช่วยแบ่งเบาภาระงานทางด้านบัญชีไปได้เยอะมากครับ ด้วยการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการจัดการกระบวนการแทบจะทุกขั้นตอนของการจัดทำ บัญชี เช่น การจัดเก็บข้อมูลลูกหนี้, เจ้าหนี้, การบันทึกบัญชี, การจัดทำงบการเงิน, ออกใบเสร็จรับเงิน, จัดทำรายงานสินค้าคงเหลือและแม้แต่เรื่องของการคำนวณอัตราการจ่ายเงินเดือนและค่าแรง เป็นต้น
ภาพในอดีตที่เคยเห็นเจ้าหน้าที่บัญชีนั่งลงบันทึกบัญชีด้วยสมุดขนาดใหญ่ คงจะเริ่มลดน้อยลงไปทีละน้อยๆ โดยถูกแทนที่ด้วยภาพของการคีย์ข้อมูลทางบัญชีเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ส่วน บุคคล ลดภาระการจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การทำงานทางด้านบัญชีที่โปรแกรมสำเร็จรูปเหล่านี้จะช่วยร่นระยะเวลาในการทำ งานได้มาก เช่น การ บันทึกรายการทางบัญชีเพียงหนึ่งรายการ ข้อมูลจะเชื่อมโยงทั้งโปรแกรมเพื่อพร้อมจัดทำรายงานทางการเงินทันทีโดยเจ้า หน้าที่ไม่ต้องจัดทำเพิ่มเติมต่างหาก
การออกใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารบางอย่างด้วยโปรแกรมทางบัญชีจะเชื่อมโยงไปยัง การบันทึกบัญชีและงบการเงินอย่างทันท่วงที ลดปัญหาการออกใบเสร็จรับเงินด้วยมือแล้วลืมบันทึกบัญชีในอดีตสามารถตรวจสอบการบันทึกบัญชีและข้อมูลที่เชื่อมโยงกันได้ง่ายจากระบบ ลดเวลาในการค้นหาข้อมูลเมื่อเทียบกับการทำงานด้วยมนุษย์ โปรแกรมบางประเภทสามารถเตือนถึงข้อควรระวังที่อาจผิดพลาดจากการจัดทำข้อมูลทางบัญชีได้ เช่น การบันทึกตัวเลขที่สูงหรือต่ำเกินไป
รายงานทางบัญชีที่จัดทำโดยโปรแกรมสำเร็จรูปพร้อมพิมพ์อย่างทันท่วงทีเพียงกำหนดช่วงเวลาของข้อมูลที่ผู้ใช้ข้อมูลต้องการ อื่นๆ ยังมีอีกร้อยแปดพันเก้าคุณสมบัติที่ผมคงสาธยายอย่างไรก็คงไม่หมด นอกจากคุณคงต้องไปค้นคว้าต่อด้วยตนเอง โปรแกรมสำเร็จรูปที่วางขายในท้องตลาดทั่วไป มีทั้งที่เป็นของคนไทยพัฒนาขึ้นมาและยังมีที่ข้ามน้ำข้ามทะเลมาจากต่าง ประเทศ ความแตกต่างแน่นอนละครับว่ามี เรื่องของลิขสิทธิ์ ราคา และฟังก์ชั่นก็แตกต่างกันอีกเช่นกัน แต่ที่เหมือนๆกันคือ ช่วยอำนวยความสะดวกได้อย่างมากในเรื่องต่างๆที่ผมได้กล่าวข้างต้น
หากคุณเป็นผู้ประกอบการที่กิจการเริ่มขยายขึ้นเรื่อยๆ(และทำท่าว่าไปได้ดี) อาจถึงเวลาแล้วล่ะครับที่ต้องมองหาโปรแกรมทางบัญชีมาช่วยเหลือ แทนการจดบันทึกด้วยมือที่ทำอยู่ในปัจจุบัน อย่ามองว่าเรื่องของโปรแกรมทางบัญชีจะเหมาะเพียงแค่ธุรกิจขนาดใหญ่เท่านั้น เลยครับ จะอย่างไรเสียธุรกิจของคุณก็คงต้องดำเนินไปอีกนานแสนนานถ้าไม่ประสบปัญหาใดๆ เสียก่อน ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก กลาง ย่อม หรือใหญ่ข้อมูลทางบัญชีที่จัดว่าสำคัญนี้ก็ควรถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบและ จัดทำด้วยโปรแกรมสำเร็จรูปอันชาญฉลาดเหล่านี้น่าจะเป็นเรื่องที่ควรทำเป็น อย่างยิ่ง
บทความโดย : softbizplus.com
