เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต การใช้ Excel จัดการบัญชีอาจไม่ตอบโจทย์เหมือนเดิม เพราะยิ่งมีรายการค้าและเอกสารมากขึ้น ก็ยิ่งต้องใช้เวลาในการจัดการ ตรวจสอบ และแก้ไขข้อมูล
ลองเช็กดูว่า ธุรกิจของคุณกำลังเจอ 5 สัญญาณนี้อยู่หรือเปล่า?
1. รายการบัญชีเพิ่มขึ้น จนทำงานไม่ทันจากเดิมมีรายการซื้อขายไม่กี่รายการต่อวัน ตอนนี้มีเอกสารหลายสิบหรือหลายร้อยรายการ ทำให้ต้องเสียเวลาคีย์ข้อมูลซ้ำและตรวจสอบยอดอยู่ตลอด
2. มีไฟล์หลายเวอร์ชัน จนไม่รู้ว่าไฟล์ไหนถูกต้องแต่ละคนมีไฟล์ของตัวเอง มีการแก้ไขข้อมูลหลายครั้ง จนเกิดปัญหาข้อมูลไม่ตรงกัน และไม่แน่ใจว่าไฟล์ไหนเป็นข้อมูลล่าสุด
3. ปิดบัญชีแต่ละเดือนใช้เวลานานต้องรวบรวมเอกสารจากหลายแหล่ง กระทบยอดบัญชีด้วยตัวเอง และไล่หาข้อผิดพลาดทีละรายการ ทำให้การสรุปผลประกอบการล่าช้า
4. ตรวจสอบยอดขาย ลูกหนี้ และสต็อกได้ยาก ต้องเปิดหลายไฟล์เพื่อดูข้อมูลแต่ละส่วน ทำให้ติดตามยอดค้างชำระ สินค้าคงเหลือ และต้นทุนได้ไม่สะดวก หรือข้อมูลแต่ละส่วนไม่สัมพันธ์กัน
5. อยากรู้สถานะการเงิน แต่ต้องรอสรุปรายงาน เมื่อผู้บริหารต้องการทราบรายได้ ค่าใช้จ่าย กำไร หรือยอดเงินที่ลูกค้ายังค้างชำระ กลับต้องรอให้ทีมรวบรวมและคำนวณข้อมูลก่อน จึงจะนำไปใช้ตัดสินใจได้
