การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Periodic คืออะไร...?

ในการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นร้านค้าปลีก ร้านขายออนไลน์ หรือบริษัทที่ขายสินค้าทั่วไป สิ่งหนึ่งที่สำคัญมากคือ การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ เพราะมันเป็นหัวใจของการคำนวณต้นทุน การกำหนดราคาขาย และการทำงบการเงินให้น่าเชื่อถือ โดยปกติแล้วการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือจะแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบหลัก คือ “การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Perpetual (บันทึกต่อเนื่อง)” และ “การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Periodic (บันทึกสิ้นงวด)” ทั้งสองวิธีมีความแตกต่างกันอย่างมาก ทั้งในด้านความแม่นยำ การใช้งาน และต้นทุน ดังนั้นการเลือกวิธีที่เหมาะสมจึงเป็นกุญแจสำคัญต่อการจัดการต้นทุนและงบการเงินที่มีประสิทธิภาพ

ในบทความนี้เราจะโฟกัสไปที่ การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Periodic หรือที่เรียกง่ายๆ ว่า “การบันทึกแบบสิ้นงวด” ว่ามันคืออะไร ทำไมธุรกิจถึงเลือกใช้ และวิธีการทำงานจริงเป็นยังไง

การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Periodic คืออะไร
  Periodic System คือ วิธีการบันทึกบัญชีที่ไม่ได้บันทึกความเคลื่อนไหวของสินค้าคงเหลือทุกครั้งที่มีการซื้อหรือขาย แต่จะใช้การตรวจนับสินค้าจริงเมื่อสิ้นงวด (รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี) จากนั้นจึงทำการคำนวณหาต้นทุนขาย (COGS – Cost of Goods Sold) จะไม่ได้คำนวณทันทีเมื่อขาย แต่จะคำนวณเมื่อสิ้นงวดบัญชี พูดง่ายๆ คือ ธุรกิจจะรู้ตัวเลข “สินค้าคงเหลือ” และ “ต้นทุนขาย” ก็ต่อเมื่อมีการตรวจนับจริง ไม่ได้รู้แบบเรียลไทม์เหมือนระบบ Perpetual

จุดเด่นของการบันทึกบัญชีแบบ Periodic
  1. ระบบบัญชีง่ายกว่า ไม่ซับซ้อน : เหมาะกับกิจการขนาดเล็ก หรือร้านค้าที่ไม่ต้องการระบบสต็อกซับซ้อน
  2. ประหยัดต้นทุน : ไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ราคาแพง หรือระบบ ERP ขนาดใหญ่
  3. ใช้แรงคนมากกว่าระบบ : เน้นการตรวจนับสินค้าเมื่อสิ้นงวด ซึ่งบางครั้งอาจใช้เวลา แต่ก็เป็นการยืนยันสินค้าของจริง

วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Periodic บนโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz
  1. การบันทึกบัญชีการซื้อ (Purchases) : เมื่อมีการซื้อสินค้า จะบันทึกเข้าบัญชี “ซื้อสินค้า (Purchases)” ไม่ได้บันทึกตรงไปที่ “สินค้าคงเหลือ”
ตัวอย่าง : ซื้อสินค้า WIRELESS KEYBOARD ANITECH P505-BK จำนวน 5 ชิ้น ราคา 2,750 บาท เป็นเงินเชื่อ จากบริษัท ฮอลลิเดย์ วิลเลเจส (ไทยแลนด์) จำกัด

ตัวอย่างการบันทึกซื้อสินค้า

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีซื้อสินค้า

2. การบันทึกบัญชีการขาย (Sales):เมื่อมีการขายสินค้า จะบันทึกเฉพาะ“รายได้จากการขาย”ไม่ได้บันทึกต้นทุนขายทันที
ตัวอย่าง:ขายสินค้า WIRELESS KEYBOARD ANITECH P505-BK จำนวน 2 ชิ้น ราคา 1,400 บาท เป็นเงินเชื่อ ให้บริษัท บู๊ทส์ รีเทล (ประเทศไทย) จำกัด

ตัวอย่างการบันทึกขายสินค้า

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีขายสินค้า

3. การเรียกรายงานต้นทุนสินค้า:เมื่อสิ้นงวด จะทำการตรวจนับสินค้าคงเหลือ แล้วเรียกรายงานเพื่อหาต้นทุนสินค้า

ตัวอย่างการเรียกรายงานต้นทุนสินค้า

หน้าแรก

BLOG myAccount Cloud