ความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในการบันทึกบัญชี และการวางระบบควบคุมภายใน อาจเกิดขึ้นได้เสมอ ดังนั้นเราสามารถเตรียมรับมือกับปัญหาเหล่านี้ เพื่อลดความผิดพลาดในระบบเงินสด และเช็ครับ ได้ดังบทความนี้
ข้อผิดพลาดที่ 1
มีการรับเช็ค หรือเงินสดแล้วแต่มิได้บันทึกบัญชี หรือนำฝากธนาคาร การควบคุมภายใน จัดให้มีการพิมพ์เลขที่ใบเสร็จและใบรับเช็คไว้ล่วงหน้า และให้มีการ ตรวจสอบลำดับเลขที่ดังกล่าวว่าครบถ้วน จัดให้มีการแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างพนักงานเก็บเงิน แคชเชียร์ กับ พนักงานบันทึกบัญชีเงินสดรับ หรือพนักงานบันทึกบัญชีลูกหนี้รายตัว จัดให้การดูแลเงินสดและเช็ครับแยกจากเงินสดจ่ายและเช็คจ่าย จัดให้มีการส่งยืนยันยอดลูกหนี้ อย่างสม่ำเสมอ จัดให้มีการติดตามหาสาเหตุ กรณีมีลูกหนี้ค้างนานเกินปกติ โดยจัดทำงบแยกอายุลูกหนี้ และในการติดตามสาเหตุ ให้เป็นหน้าที่ของพนักงานบัญชีลูกหนี้ หรือผู้รับผิดชอบด้านเครดิต ไม่ควรให้พนักงานผู้เก็บเงิน หรือแคชเชียร์ติดตามเอง
ข้อผิดพลาดที่ 2
มีการนำเงินสดหรือเช็คที่รับมาแล้วฝากธนาคาร แต่มิได้ บันทึกบัญชีเงินสดหรือเช็ครับ การควบคุมภายใน จัดให้มีการพิมพ์เลขที่ใบเสร็จและใบรับเช็คไว้ล่วงหน้า และให้มีการ ตรวจสอบลำดับเลขที่ดังกล่าวว่าครบถ้วน จัดให้มีการทำงบกระทบยอดธนาคารทุกเดือน และสอบทานรายการเงินฝากใน Statement กับรายงานการรับเงิน หรือสมุดเงินสด และเช็ครับ จัดให้มีการติดตามหาสาเหตุ กรณีมีลูกหนี้ค้างนานเกินปกติ โดยจัดทำงบแยกอายุลูกหนี้ และในการติดตามสาเหตุ ให้เป็นหน้าที่ของพนักงานบัญชีลูกหนี้ หรือผู้รับผิดชอบด้านเครดิต ไม่ควรให้พนักงานผู้เก็บเงิน หรือแคชเชียร์ติดตามเอง
ข้อผิดพลาดที่ 3
มีการรับเงินสด หรือเช็คมา และได้บันทึกบัญชีแล้ว แต่มิได้นำฝากธนาคาร การควบคุมภายใน จัดให้มีการแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างพนักงานเก็บเงิน แคชเชียร์ กับพนักงานบันทึกบัญชีเงินสดรับ หรือพนักงานบันทึกบัญชีลูกหนี้ รายตัว จัดให้มีการติดตามว่า เงินสดและเช็คที่รับมาในแต่ละวัน ได้มีการนำฝากธนาคารแล้วในวันที่รับมาวันถัดไป หรือเมื่อเช็คครบกำหนด ในกรณีเป็นเช็ครับล่วงหน้า ให้จัดทำทะเบียนเช็คล่วงหน้า และให้มี การติดตามการนำฝาก และมีการตรวจนับเช็คที่ยังไม่นำฝากว่าอยู่ครบ
ข้อผิดพลาดที่ 4
บันทึกเงินสด และเช็ครับในจำนวนที่ไม่ถูกต้อง เช่น ผิดจำนวนในแต่ละรายการ หรือใบเสร็จส่งมาไม่ครบ การควบคุมภายใน จัดให้มีการพิมพ์เลขที่ใบเสร็จ และใบรับเช็คไว้ล่วงหน้า และให้มี การตรวจสอบลำดับเลขที่ดังกล่าวว่าครบถ้วน จัดให้มีการส่งยืนยันยอดลูกหนี้อย่างสม่ำเสมอ จัดให้มีการติดตามหาสาเหตุ กรณีมีลูกหนี้ค้างนานเกินปกติ โดยจัด ทำงบแยกอายุลูกหนี้ และในการติดตามสาเหตุให้เป็นหน้าที่ของ พนักงานบัญชีลูกหนี้ หรือผู้รับผิดชอบด้านเครดิต ไม่ควรให้ พนักงานผู้เก็บเงินหรือแคชเชียร์ติดตามเอง จัดให้มีการทำงบกระทบยอดธนาคาร ทุกเดือน และสอบทานรายการ เงินฝากใน statement กับรายงานการรับเงิน หรือสมุดเงินสด และ เช็ครับ เปรียบเทียบบัญชีคุมยอดลูกหนี้ กับยอดรวมบัญชีลูกหนี้รายตัว
ข้อผิดพลาดที่ 5
บันทึกเงินสด และเช็ครับผิดงวดบัญชี การควบคุมภายใน จัดให้มีการพิมพ์เลขที่ใบเสร็จและใบรับเช็คไว้ล่วงหน้า และให้มีการ ตรวจสอบลำดับเลขที่ดังกล่าวว่าครบถ้วน และตรวจดูวันที่ในใบเสร็จ หรือใบรับเช็ค จัดให้มีการทำงบกระทบยอดธนาคารทุกเดือน และสอบทานรายการ เงินฝากใน statement กับรายงานการรับเงิน หรือสมุดเงินสด และ เช็ครับ เปรียบเทียบบัญชีคุมยอดลูกหนี้ กับยอดรวมบัญชีลูกหนี้รายตัว
แหล่งที่มาของบทความ : http://www.accountancy.in.th/
