บัญชีโคตรง่าย

เครื่องมือจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วยคุณสมบัติต่างๆ สำหรับการสร้างและจัดการการขอซื้อ โฮสต์แคตาล็อก และ แคตาล็อกที่ดูแลโดยซัพพลายเออร์ การจัดการใบสั่งซื้อ (PO) การรับของและการจัดทำรายการสินค้า แอพพลิเคชั่นเหล่านี้ช่วยให้องค์กรต่างๆ เฝ้าติดตาม และควบคุมการใช้จ่ายแ ละทำให้กระบวนการของผู้ใช้ในการจัดหาสินค้าที่พวกเขาต้องการใช้ในการทำงานของพวกเขาเป็นไปอย่างราบรื่น ผลตอบแทนการลงทุนในซอฟต์แวร์ด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์ (อี-โปรเคียวเมนต์) เป็นสิ่งที่ยืนยันได้ดี ในฐานะเครื่องมือที่มีศักยภาพที่จะช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในกระบวนการทำงานได้ปีละหลายล้านเหรียญ ซอฟต์แวร์ด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นตัวเลือกสำหรับองค์กรที่มองหาทางเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทำงาน และเพิ่มผลกำไรของพวกเขา ในขณะที่ประโยชน์ของเครื่องมือจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์ค่อนข้างมีความชัดเจน แต่ยังมีอีกสองคำถามที่มักถูกถามอยู่เสมอนั้นก็คือ องค์กรประเภทไหนที่ต้องการของซอฟต์แวร์ด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์มากที่สุด และเมื่อไหร่ที่พวกเขาควรจะนำมาติดตั้งใช้งาน

ในสถานการณ์ปัจจุบันที่ต้นทุนต่างๆในการประกอบธุรกิจพุ่งสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะปัญหาด้านต้นทุนพลังงาน รวมถึงภาวะที่กำลังซื้อของผู้ บริโภคลดน้อยลง หรือมีความระมัดระวังในการจับจ่ายใช้สอยมากขึ้น ทำให้เกิดผลกระทบอย่างกว้างขวางในการประกอบธุรกิจ โดยเฉพาะถ้าเป็นธุรกิจของผู้ประกอบการรายเล็กหรือธุรกิจ SMEs สิ่งหนึ่งที่ผู้ประกอบการ SMEs จะตั้งเป้าหมายในการดำเนินการก่อนเป็นอันดับแรก คือการ “ลดต้นทุน” แต่ส่วนใหญ่ก็จะพบว่าตนเองไม่สามารถลดต้นทุนได้ตามที่ตั้งเป้าหมาย ซึ่งแม้ว่าจะมีกลยุทธ์หรือแนวทางด้านการบริหารจัดการต่างๆที่ใช้ในการลดต้นทุนของธุรกิจก็ตาม แต่ปัจจัยหนึ่งซึ่งอาจเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลให้ผู้ประกอบการ ไม่สามารถลดต้นทุนได้ ก็คือผู้ประกอบการไม่ทราบถึง “ต้นทุน” ของธุรกิจตนเองอย่างแท้จริง หรือไม่มีความรู้ในปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่เกิดขึ้นกับต้นทุนของธุรกิจของตนเอง ทำให้เมื่อถึงเวลาจำเป็นที่จะต้องการลดต้นทุนธุรกิจของตน จึงไม่สามารถที่จะกระทำได้ และคำตอบที่มักได้รับฟังอยู่เสมอก็คือ ธุรกิจของตนไม่สามารถลดต้นทุนได้อีกแล้ว ซึ่งอาจเป็นจริงตามที่กล่าวหรือ อาจไม่เป็นจริงก็ได้ ดังนั้นผู้เขียนจึงเห็นสมควรกล่าวถึงปัจจัยเกี่ยวกับการทำให้ผู้ประกอบการรู้ถึงต้นทุนของธุรกิจเป็นเบื้องต้น เพื่อใช้เป็นจุดเริ่มหรือแนวทางในการลดต้นทุนของธุรกิจต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพ

จรรยาบรรณวิชาชีพ นักบัญชี หลัก ๆ ที่นักบัญชีจะต้องมี ก็คือเรื่องของความซื่อสัตย์ ตรงไปตรงมา มีการกำหนดจรรยาบรรณในการประกอบวิชาชีพของนักบัญชี ตามพระราชบัญญัติวิชาชีพบัญชี พ.ศ. 2547 หลายคนอาจจะมองว่า อาชีพนักบัญชีนั้น เปรียบได้กับฟันเฟืองหนึ่งในองค์กรธุรกิจต่าง ๆ ที่ดูเหมือนจะไม่มีความสำคัญเท่าตำแหน่งอื่น ๆ มากเท่าไรนัก เพราะมีหน้าที่แค่ดูแลตัวเลขรายรับรายจ่ายขององค์กรเพียงอย่างเดียวเท่านั้น ทั้งที่จริงแล้ว นักบัญชี เป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญจนถึงขั้นว่าขาดไม่ได้ ไม่ว่าองค์กรจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่เท่าไรก็ตาม นักบัญชีไม่ได้มีหน้าที่แค่คำนวณ หรือบันทึกรายรับรายจ่ายอย่างที่เข้าใจกันเพียงอย่างเดียว เพราะต้องมีการบันทึกทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการเงิน โดยเฉพาะเรื่องของเอกสารต่าง ๆ ซึ่งถ้าหากไม่มีการดำเนินงานในส่วนนี้ก็จะทำให้ผู้บริหารไม่สามารถวางแผนต่อไปได้ และมีโอกาสที่ธุรกิจจะประสบความล้มเหลวสูง

การทำธุรกิจหรือประกอบกิจการใดๆระบบบัญชีหรือการจัดทำบัญชีถือเป็นหัวใจหลักของการดำเนินงาน ความหมายของคำว่า ระบบบัญชีก็คือแบบแผนของการปฏิบัติงานทางการบัญชีเริ่มตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลทางการเงิน การจดบันทึกบัญชี การจำแนกประเภทบัญชี การกำหนดแบบพิมพ์เอกสารและสมุดบัญชี ดังนั้นเพื่อให้การจัดทำระบบบัญชีเหล่านี้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน จึงต้องมีมาตรฐานการบัญชีเกิดขึ้น

ปรับปรุงรายได้รับล่วงหน้า ปรับปรุงรายได้รับล่วงหน้า รายได้รับล่วงหน้า หมายถึง รายได้ที่ได้รับจากลูกค้าล่วงหน้า โดยที่ยังไม่ได้ส่งมอบสินค้าหรือให้บริการแก่ลูกค้า ซึ่งกิจการมีภาระต้องให้บริการในอนาคต ดังนั้น จำนวนเงินที่ได้รับจึงเป็นหนี้สินหมุนเวียน เมื่อกิจการได้ให้บริการเสร็จเรียบร้อยเป็นบางส่วนหรือทั้งหมดแล้ว จึงจะบันทึกบัญชีเปลี่ยนจากหนี้สินเป็นรายได้ตามส่วนที่ได้ให้บริการแก่ลูกค้า บริการที่ได้ให้แก่ลูกค้าในงวดนั้นจะถือว่ารายได้เกิดขึ้นในงวดนั้นด้วย ส่วนจำนวนเงินที่กิจการได้รับไว้แล้วแต่ยังไม่ให้บริการจึงเป็นเสมือนหนี้สินยกไปงวดถัดไป เช่น ค่าบริการรับล่วงหน้า ค่าเช่ารับล่วงหน้า สามารถบันทึกได้ 2 วิธี

ปรับปรุงค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า ปรับปรุงค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่กิจการจ่ายเงินล่วงหน้าไปแล้ว แต่ยังไม่ได้รับบริการหรือรับบริการยังไม่ครบตามจำนวนเงินที่จ่ายไป ดังนั้น ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจึงเป็นค่าใช้จ่ายในงวดบัญชีนี้ส่วนหนึ่ง และเหลืออีกส่วนหนึ่งเป็นค่าใช้จ่ายในงวดบัญชีถัดไป จึงถือเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน การบันทึกจำนวนเงินที่จ่ายไปสามารถบันทึกได้ 2 วิธี คือ การบันทึกบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า ทั้งจำนวนเป็นสินทรัพย์ในวันที่จ่ายเงิน เดบิต ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า XXX (รายการสินทรัพย์ในงบดุล) เครดิต เงินสด XXX ณ วันสิ้นงวดซึ่งได้ใช้บริการไปแล้วบางส่วนก็จะลงบันทึกล้างค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าในส่วนที่ได้ใช้บริการแล้วออก โดยจะบันทึกรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายแทน เดบิต ค่าใช้จ่าย XXX (รายการค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน) เครดิต ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า XXX

ต้นทุนผันแปร (Variable Cost) คือต้นทุนที่เพิ่มขึ้นตามจำนวนการผลิต เช่น วัตถุดิบ ค่าแรงรายชั่วโมง ตัวอย่างที่ 1 บริษัทวรุณ จำกัด ผลิตเครื่องเล่นเสตอริโอ ภายใต้ยี่ห้อ V-sound บริษัทซื้อชิ้นส่วนต่าง ๆ จากผู้ผลิตรายย่อย (Supplier) ภายนอก ราคาชิ้นละ 10 บาท ดังนั้น ยิ่งต้องการจำนวนมาก ๆ ก็จะทำให้ต้นทุน ในการซื้อเพิ่มขึ้น ถือเป็นต้นทุนผันแปร โดยที่ ต้นทุนต่อหน่วยจะคงที่ คือ 10 บาท/หน่วย แต่ต้นทุนรวมจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนหน่วยผลิต

การบัญชีต้นทุนช่วงการผลิต 1. เป็นวิธีการรวบรวมและสะสมต้นทุนการผลิตของกิจการที่มีการผลิตต่อเนื่องกันไป มักใช้ในกิจการที่ผลิตสินค้าจำนวนมาก 2. การคำนวณต้นทุนต่อหน่วยของสินค้าในงวดบัญชี จะใช้วิธีการถัวเฉลี่ยความสำเร็จของงานให้อยู่ในรูปของหน่วยเทียบสำเร็จรูป (Equivalent Units) เสียก่อน เนื่องจากลักษณะของการผลิตมีความต่อเนื่องกันไปตลอด 3. มีการจัดทำรายงานต้นทุนการผลิต แยกตามแผนกผลิต (โดยปกตินิยมรวบรวมต้นทุนตามงวดเวลา 1 เดือน)

บัญชีการเงิน และบัญชีเพื่อการจัดการ (Financial Accouting and Management Accounting) จากจำนวนผู้ใช้งานสารสนเทศทางการบัญชีจำนวนมาก สามารถที่จะแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท ได้แก่ ผู้ใช้ที่เป็นบุคคลภายใน และผู้ใช้ที่เป็นบุคคลภายนอก โดยจะจัดแบ่งกาบัญชีออกเป็น 2 กลุ่ม ได้แก่การบัญชีการเงิน และการบัญชีเพื่อการจัดการ บัญชีการเงิน (Financial Accounting) เป็นบัญชีที่มีการจัดเตรียมข้อมูลสารสนเทศให้แก่ผู้บริหาร และบุคคลภายนอกองค์กร เช่น นักลงทุน ผู้ถือหุ้น เจ้าหนี้ หน่วยงานรัฐบาล เช่น กรมสรรพากร กรมทะเบียนธุรกิจและการค้า ซึ่งบัญชีการเงินนี้จะต้องปฎิบัติตามมาตรฐานการบัญชีและหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป ต้องมีความถูกต้อง น่าเชื่อถือ

makro กับ micro การบัญชีแบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ makro กับ micro Mackro แบ่งเป็น 5 ระบบบัญชี 1.ระบบบัญชีรายได้ประชาชาติ จะต้องคิดหา GDP รายได้ประชาติต่อหัว จะพูดถึงภาวะเศรษฐกิจของประเทศ 2.ระบบปัจจัยการผลิตและผลผลิต Input กับ Output เป็นระบบบัญชีหมุนเวียนภาวะเศรษฐกิจในแต่ละ sector ซึ่งประเทศไทยเราทำประมาณ 180 sector มันจะบอกว่าถ้าอุตสาหกรรม sector ที่ 1 ผลิตข้าว เปลี่ยน 1 % sector ที่ 180 ผลิตรถยนต์จะเปลี่ยนกี่เปอร์เซ็นต์ มองเห็นความสัมพันธ์ระหว่าง sector 3.ระบบเงินหมุนเวียนภายในประเทศ โดยจะบอกว่าในแต่ละ sector มีเงินหมุนเวียนอยู่เท่าไหร่ 4.ระบบบัญชีเงินดุลสะพัดแห่งชาติ พูดถึงตัวเงินเหมือนกันแต่แทนที่จะหมุนเวียนในประเทศกลับไปหมุนเวียนกับต่างประเทศ บัญชีดุลสะพัดประกอบไปด้วย ดุลการค้า และดุลบริการ