การบันทึกรายการรับคืนสินค้า กรณีที่สินค้าที่ลูกหนี้ได้รับไม่ถูกต้อง หรือชำรุดระหว่างการขนส่งฉะนั้นผู้ขายจะต้องมีการบันทึกรับสินค้าคืน หรือลดหนี้ค่าสินค้าให้แก่ลูกหนี้ โดยจะเป็นการจ่ายชำระเงินค่าสินค้าที่ลดหนี้นั้นคืนให้กับลูกหนี้เป็นเงินสด, เช็ค หรือโอนเงินทันที
1.ให้ผู้ใช้ไปที่เมนู Sales > ลดหนี้ลูกหนี้(เงินสด)
2.จากนั้นให้ผู้ใช้กดปุ่ม NEW เอกสาร
3.ให้กดรูปแว่นขยายเลือกรหัสลูกค้าและเลือกเลขที่เอกสารขายเชื่อใบเดิมที่ต้องการจะลดหนี้ ดังรูป
4.ระบบจะอ้างอิงข้อมูลของเอกสารขายเชื่อใบเดิมที่ต้องการจะลดหนี้ ดังรูป
- กรณีที่เอกสารขายเชื่อมีสินค้ามากกว่า 1 รายการ ผู้ใช้สามารถลบรหัสสินค้าที่ไม่ต้องการลดหนี้ออกได้
เหลือไว้แค่รายการสินค้าที่ต้องการจะลดหนี้
- กรณีที่ที่ต้องการให้มีผลต่อสต๊อกให้เลือกมีผล หากไม่ต้องการให้มีผลต่อสต๊อกเลือกไม่มีผล
5.จากนั้นไปที่ Tab Detail โดยระบบจะอ้างอิงข้อมูลที่อยู่ของลูกค้าตามที่ผู้ใช้มีการตั้งค่าเริ่มต้น และให้ผู้ใช้ระบุเหตุผลการลดหนี้ ดังรูป
6.จากนั้นไป Tab Payment คือ การบันทึกรายละเอียดวิธีการจ่ายชำระเงินสด โดยผู้ใช้ต้องบันทึกข้อมูลตามที่กิจการได้มีการจ่ายชำระเงิน ทั้งในรูปแบบเงินสด เช็ค หรือเงินโอน เป็นต้น และ “รวมเงินลดหนี้ทั้งสิ้น”
จะต้องเท่ากับ “รวมเงินจ่ายทั้งสิ้น” ดังรูป
7.ใน Tab VAT คือ การบันทึกรายละเอียดภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบจะแสดงรายละเอียดภาษีมูลเพิ่ม ทันทีหลัก จากที่บันทึกข้อมูลแบบมีภาษี
8.ใน Tab WHT คือ การบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย ใช้ในกรณีที่มีภาษีหัก ณ ที่จ่าย โดยกดปุ่ม “ + ” ระบบจะ แสดงหน้าต่างการบันทึกข้อมูลภาษีหัก ณ ที่จ่าย ขึ้นมา ผู้ใช้ควรทำการกรอกข้อมูลในฟอร์มที่มีเครื่องหมาย “ * ” ให้ครบถ้วน จากนั้นกดปุ่ม “ + ” เพื่อเป็นการสร้างรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย ให้ผู้ใช้ “เลือกประเภท ภาษี” > เลือกมาตรา” > ระบุจำนวนเงินที่จ่าย กดติ๊กเช็คถูกสีเขียว > เพื่อเป็นการบันทึกข้อมูล ดังรูป
9.ใน Tab Post GL คือการบันทึกผ่านรายการ (Posting) ไปยังบัญชีแยกประเภท (General Ledger) ผู้ใช้ สามารถ Post GL โดยกดปุ่ม Simulated หลังจากผู้ใช้ตรวจสอบข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม Save ทางด้านขวาบนของหน้าจอโปรแกรม เพื่อเป็น การบันทึกข้อมูลเอกสารลดหนี้ลูกหนี้ (เงินสด)
