ใบสำคัญจ่ายเป็นหลักฐานบัญชี ที่แสดงผู้รับเงิน ผู้จ่ายเงิน ผู้อนุมัติ ผู้ตรวจสอบ รวมถึงรายการบัญชีที่ใช้ในการบันทึกบัญชี เพื่อใช้ในการอนุมัติการจ่ายเงิน เมื่อเรามีการจ่ายเงินแล้วก็ต้องแนบเอกสารประกอบการจ่ายเงินต่างๆ เช่นใบเสร็จรับเงิน สำเนาใบส่งของเพื่อเป็นหลักฐานในการจ่ายว่าเราได้มีการจ่ายจริงเพราะมีช่องผู้รับเงินและผู้จ่ายเงินด้วย

เพราะในโลกที่มุ่งแต่การแข่งขันเพื่อแสวงหากำไรสูงสุด ไม่ได้สร้างความยั่งยืนและการพัฒนาให้สังคมรอบข้าง “เพื่อนช่วยเพื่อน” พร้อมแบ่งปันและช่วยเหลือให้สังคมเจริญเติบโตด้วยความยั่งยืน ผมอยากให้ธุรกิจของคนรุ่นใหม่เปลี่ยนจาก ธุรกิจที่มุ่งแสวงหากำไรสูงสุด (Profitable Enterprise) มาเป็น ธุรกิจที่สร้างประโยชน์ให้แก่สังคม (Social Enterprise)

ผมมีนโยบายการจ่ายเงินสำหรับบริษัทไว้ว่า พนักงานการเงินจะจ่ายเงินให้กับ Supplier แต่ละรายก็ต่อเมื่อได้รับใบเสร็จรับเงินเท่านั้น ถ้ายังไม่ได้รับใบเสร็จรับเงินห้ามจ่ายเงินเพราะผมไม่อยากให้พนักงานต้องเสียเวลาตามใบเสร็จรับเงินอีกครั้งหรือบางครั้งพนักงานของเราก็ลืมตาม ทำให้หลักฐานการจ่ายเงินไม่ครบ วันหนึ่งผมเห็นพนักงานของ Supplier ที่มาเก็บเช็คกับโปรซอฟท์ ผมได้สอบถามไปว่า สุดหล่อมาทำอะไรครับ สุดหล่อคนนั้นตอบผมกลับมาว่า ผมมาเก็บเช็คครับ ผมเลยขอดูใบเสร็จรับเงินว่าเป็นอย่างไร คนต่างจังหวัดทำงานเป็นอย่างไร หน้าตาใบเสร็จรับเงินดูแล้วโอเคไหม ปรากฏว่าพนักงานเก็บเงินคนนี้ไม่ได้เอาใบเสร็จรับเงินมาด้วย เอามาเพียงใบรับเงินชั่วคราวเท่านั้น ผมกับเจ้าของบริษัทนี้มีความสนิทกันเป็นพิเศษ การที่จะไม่จ่ายเช็คให้ไปก็รู้สึกว่าตัวเองเข้มงวดเกินไป ในสายตาเขาจะมองเราไม่ดี ผมเลยโทรศัพท์ไปหาเจ้าของเขาโดยตรงว่าด้วยเหตุผลอะไรถึงไม่ออกใบเสร็จรับเงินมาให้เลย เพราะมันเป็นประโยชน์ต่อบริษัทเขาเอง จะได้ไม่ต้องเสียเวลาขับรถเอาใบเสร็จรับเงินมาให้อีกรอบหนึ่ง สิ่งที่ผมได้รับคำตอบจากเจ้าของบริษัทนี้คือ โปรแกรมบัญชีที่เขาใช้อยู่ ถ้าออกใบเสร็จรับเงินแล้วบันทึก โปรแกรมจะตัดลูกหนี้ทันที ทั้งที่ความเป็นจริงเขายังไม่ได้รับชำระหนี้ ทำให้เขาไม่สามารถออกใบเสร็จตัวจริงให้กับผมได้ เรื่องนี้ไม่ได้ผิดที่ผู้ใช้ซอฟต์แวร์ แต่ผิดที่บริษัทผู้พัฒนาซอฟต์แวร์บัญชี ที่ออกแบบและพัฒนาระบบไม่สามารถรองรับกับการทำงานที่ควรจะเป็นได้ ซอฟต์แวร์ที่ดีต้องสามารถออกใบเสร็จรับเงินก่อนรับเงิน (Pre-Receipt) นั่นก็คือใบเสร็จรับเงินตัวจริงเลย เพียงแต่ว่ายังไม่ต้องตัดลูกหนี้การค้าออกจากระบบ เมื่อเราได้รับชำระเงินเป็นเงินสดหรือเช็คแล้วค่อยดึงรายการ Pre-Receipt ดังกล่าวมาบันทึกรับชำระหนี้ โปรแกรมก็จะตัดยอดลูกหนี้ พร้อมทั้งบันทึกรายการบัญชีเดบิต เครดิตให้เราโดยอัตโนมัติ การเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่มีคุณภาพกับซอฟต์แวร์ที่ไม่มีคุณภาพ ประสิทธิภาพการทำงานของคุณจะแตกต่างกันไปอย่างสิ้นเชิง การทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพจะทำให้คุณเสียเวลา เสียค่าใช้จ่ายทุกนาที ทุกวัน ทุกเดือนและทุกปี ถึงเวลาแล้วหรือยังที่คุณควรจะเปลี่ยนซอฟต์แวร์ที่ไม่มีคุณภาพออกไปจากองค์กรของคุณ รายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ www.myaccount-cloud.com/Article/Detail/62610 Credit : คุณวิโรจน์ เย็นสวัสดิ์ | Facebook

Recording bank expenses such as bank charges Interest expenses, etc. By deducting money from the passbook of the business.

The recording of income from the bank such as interest income, etc., will be recorded in the bank passbook of the business.

The recording of transfers between the entity's bank passbook.

Documenting withdrawals of cash from the entity's bank account. To be used in business.

Recording of business cash transactions Deposit into the business bank account.

The recording of the change of check with the status of paid checks And pay checks with a status of canceled pay checks With pay checks with the status of paid checks.

Recording of cancellation of check paid to creditors In the event that the recording on the check is incorrect.