บางครั้งผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการอาจจะเกิดข้อข้องใจในการ วางระบบบัญชี และการควบคุมภายใน ว่า การวางระบบบัญชีจะก่อให้เกิดผลกระทบอย่างไรต่อกิจการ หรือก่อนที่จะทำการวางระบบบัญชีควรจะคำนึงถึงอะไรบ้าง เมื่อวางระบบแล้วควรจะได้อะไรบ้าง ต่อไปนี้เป็นบัญญัติ 10 ประการที่ ผู้วางระบบบัญชี ผู้บริหาร และเจ้าของกิจการ ควรจะต้องคำนึง และพิจารณาก่อนที่จะตัดสินใจ ทำการวางระบบบัญชีหรือจะทำการปรับปรุงใดๆ

การวางระบบบัญชี การวางระบบบัญชีเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีและการเงิน อันประกอบด้วยเอกสารต่างๆ บันทึกทางการบัญชี รายงาน เพื่อช่วยให้ฝ่ายจัดการสามารถปฏิบัติหน้าอันอยู่ในความรับผิดชอบของตนให้ลุล่วงไปด้วยดีสำหรับใช้เป็นเครื่องวัดผลการดำเนินงานในรอบระยะเวลาที่ผ่านมา อีกทั้ง ธุรกิจจำเป็นต้องมีระบบบัญชีที่ดี เพื่อที่จะเป็นเครื่องมือของฝ่ายบริหารในด้านการควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์

งบการเงินรวมเป็นรายงานทางการเงินที่จัดทำขึ้นเพื่อให้ทราบถึงผลประกอบการของกลุ่มกิจการ โดยงบการเงินรวมนำเสนอเสมือนว่ากลุ่มกิจการนั้นเป็นกิจการเดียว ฉะนั้นการจัดทำงบการเงินรวมมีความสำคัญมากต่อการที่นักวิเคราะห์ทางการเงิน หรือผู้ใช้งบการเงินที่ต้องการพิจารณางบการเงินของกลุ่มกิจการ โดยประโยชน์ของการวิเคราะห์งบการเงิน ยังคงไม่แตกต่างจากประโยชน์การวิเคราะห์งบการเงินของกิจการใดกิจการหนึ่ง คือทำให้ผู้ใช้งบการเงินรวมสามารถนำผลการวิเคราะห์ไปใช้ตัดสินใจทางการเงิน การเลือกลงทุนในกลุ่มกิจการ หรือใช้พยากรณ์อนาคตผลประกอบการและฐานะทางการเงินของกลุ่มกิจการ หรือใช้เป็นเครื่องมือการวินิจฉัยปัญหาของการบริหารงาน การดำเนินงาน หรือใช้เป็นเครื่องมือประเมินผล (Evaluation) ของฝ่ายบริหาร

เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารที่ไม่ใช่นักการบัญชี อาจมองว่าผลกำไรของธุรกิจส่วนใหญ่เกิดจากกลยุทธ์การบริหารด้านการตลาด ซึ่งก็เป็นเรื่องที่ถูกต้องแต่หากไม่มีข้อมูลตัวเลขจากการจัดทำบัญชี ก็คงไม่สามารถวิเคราะห์และเลือกกลยุทธ์เข้ามาบริหารเพื่อเพิ่มผลกำไรให้กับธุรกิจได้อย่างเหมาะสม หรือแม้แต่ธุรกิจเล็ก ๆ ที่เป็นกิจการเจ้าของคนเดียว ซึ่งไม่ต้องมีขั้นตอนบริหารจัดการที่ยุ่งยาก การจัดทำบัญชีอย่างง่าย ๆ ก็สามารถสร้างผลกำไรทำให้ธุรกิจมีรายได้อย่างมหาศาล

เป็นอัตราส่วนทางการเงินที่คำนวณจาก สินทรัพย์หมุนเวียน กับหนี้สินหมุนเวียน เป็นอัตราส่วนที่จัดอยู่ในกลุ่มทางการเงินที่บอกถึงสภาพคล่องของกิจการ อัตราส่วนเงินทุนหมุนเวียน จะบอกว่า กิจการมีสินทรัพย์หมุนเวียนมากพอที่จะชำระหนี้สินระยะสั้นหรือไม่ สินทรัพย์หมุนเวียน คือ เงินสด หรือ สินทรัพย์ที่สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ง่ายหรือภายในหนึ่งปี และ หนี้สินระยะสั้น คือ ภาระค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายคืนภายในหนึ่งปี

งบทดลองเป็นเครื่องมือในการตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกบัญชีว่าถูกต้องตามหลักการบัญชีคู่หรือไม่ ซึ่งหากพบว่าไม่ถูกต้องจะได้ทำการแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างทันท่วงที

บทความนี้ต้องยกความดีให้กับนักบัญชีหลายท่านที่ได้มีโอกาสพูดคุยกันกับผม หรือได้มีโอกาสปรึกษาหารือในเรื่องของการจัดทำบัญชี ถึงประเด็นปัญหาต่าง ๆ ในการจัดทำบัญชี และขั้นตอน/วิธีการในการบันทึกบัญชี ทำให้เห็นว่าในการจัดทำบัญชีของนักบัญชีนั้น บางครั้งอาจจะหลงลืม หรือขาดหลักความระมัดระวังในการทบทวนวิธีการในการจัดทำบัญชี จนทำให้หลายครั้งที่นักบัญชีจะทำการบันทึกรายการ หรือเหตุการณ์ทางการค้าที่เกี่ยวข้องกับกิจการเกิดประเด็นปัญหาว่า ลักษณะของรายการค้านี้จะบันทึกรายการอย่างไร และจะแสดงรายการในงบการเงินใด วันนี้จึงขอนำเรื่องนี้มานำเสนอเทคนิคในการพิจารณาให้นักบัญชีได้ลองทบทวนกันดูนะครับ

บการเงินที่แสดงการเปลี่ยนแปลงกระทบต่อรายการในส่วนของเจ้าของระหว่างต้นงวดบัญชีและสิ้นงวดบัญชี เช่น กำไร(ขาดทุน)สะสม ทุนที่ออกและเรียกชำระแล้ว ส่วนเกินมูลค่าหุ้น แสดงผลสะสมจากการเปลี่ยนแปลงนโยบายการบัญชีต่างๆ หุ้นที่ออกจำหน่าย กำไรสุทธิประจำงวด จ่ายเงินปันผล ยอดคงเหลือในส่วนของเจ้าของ

งานบัญชี (Accounting) เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการทางบัญชี รวมถึงการบันทึก จัดเก็บ รวบรวม และตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทางบัญชี บันทึกรายรับรายจ่าย ตลอดจน การจัดทำรายงานทางการเงิน โดยผู้ที่ทำหน้าที่ดังกล่าว เรียกว่า “นักบัญชี”

เวลาเราซื้อสินค้า หรือบริการ จะมีเอกสารต่างๆ ที่ผู้ขายออกให้กับเรา ซึ่งแน่นอนว่าฝ่ายบัญชีสามารถรับรู้ แล้วเข้าใจเอกสารต่างๆ เหล่านี้เป็นอย่างดี แต่ในกรณีที่เราไม่ได้อยู่ในส่วนงานนั้น หรือเราอาจจะเป็นโปรแกรมเมอร์ที่ต้องพัฒนาระบบงานที่เกี่ยวกับบัญชี เราจึงควรเข้าใจหน้าที่ของเอกสารด้านการเงินต่างๆ ซึ่งในที่นี้จะยกตัวอย่างมา 4 เอกสาร ดังนี้