การคืนวงเงินสดย่อย จะต้องบันทึกในระบบอย่างไร ?

     เงินสดย่อย (Petty Cash) คือ เงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการจัดเตรียมแยกไว้เพื่อใช้จ่ายค่าบริการหรือค่าใช้จ่ายจำนวนเล็กๆ ที่ไม่สะดวกจ่ายด้วยเช็คหรือโอนเงินผ่านธนาคาร เช่น ค่าไปรษณีย์ ค่าพาหนะ ค่าน้ำหรือกาแฟสำหรับการประชุม เป็นต้น การมีเงินสดย่อยช่วยให้สามารถเบิกจ่ายได้ทันที ลดขั้นตอนในการเบิกจ่ายแบบปกติ และลดความจำเป็นในการนำเงินสดจำนวนมากมาจัดเก็บกลางองค์กร (ซึ่งอาจเสี่ยงต่อการสูญหายหรือต้องการความปลอดภัยสูง) โดยทั่วไปวงเงินเงินสดย่อยจะถูกกำหนดไว้เป็นจำนวนคงที่ (Imprest System) และจะมีการปรับจำนวนเฉพาะเมื่อกิจการเห็นสมควรว่ามีค่าใช้จ่ายจริงมากขึ้นหรือลดลง ผู้รับผิดชอบงานนี้คือ “ผู้รักษาเงินสดย่อย” (Petty Cashier) ที่จะดูแลรับจ่ายและเก็บหลักฐานการใช้จ่ายให้ครบถ้วน

ขั้นตอนการปิดกองเงินสดย่อยเมื่อยกเลิกใช้

4.ให้ผู้ใช้กดปุ่ม New ทางด้านมุมขวาบนของหน้าจอ เพื่อสร้างเอกสาร “การปิดกองเงินสดย่อย” โดยให้ผู้ใช้เลือก วงเงินสดย่อย [8] ที่ต้องการปิดกองเงินสดย่อย และทำการ เลือกค่าใช้จ่าย [9] โดยรายการค่าใช้จ่ายที่เลือก จะต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่สร้างไว้ตามข้อที่ [5] เมื่อรายการค่าใช้จ่ายเรียบร้อยแล้ว ให้ผู้ใช้ระบุ จำนวนเงินคงเหลือ [10] และในส่วนของภาษีมูลค่าเพิ่มให้เลือกเป็น ไม่คิดภาษี [11]

5.ให้ผู้ใช้ไปที่ Tab Post GL [12] ในการบันทึกข้อมูลรายการรายวัน ให้ผู้ใช้กดปุ่ม Simulated [13] ระบบจะแสดงข้อมูล เดบิต, เครดิต [14] ให้ผู้ใช้ทำการตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดให้เรียบร้อย และกดปุ่ม Save [15] ทางด้านมุมขวาบนของหน้าจอเพื่อบันทึกข้อมูล