บัญชีโคตรง่าย

มีเรื่องที่น่าเวียนหัวและหนักใจมากมายสำหรับการเป็นเจ้าของธุรกิจ หนึ่งในนั้นคือเรื่องเงินๆ ทองๆ ค่าใช้จ่ายที่รออยู่เป็นหางว่าว หลายคนถึงกับกุมขมับพอถึงตอนสิ้นเดือน ใช่ว่าเป็นผู้ประกอบการจะสบาย ชีวิตแฮปปี้ สดใสเสมอไป บางคนถึงกับยอมถอดใจ ทิ้งธุรกิจเพราะแบกรับค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นในยุคที่อะไรๆ ก็แพงแบบนี้ไม่ไหว เลยมีเคล็ดลับดีๆ ที่จะมาช่วยผู้ประกอบการในการลดต้นทุนการทำธุรกิจแบบง่ายๆ ที่ใครก็ทำได้มาฝากกัน ลองไปดูเลย

เรื่องเงินๆ ทองๆ นับเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินธุรกิจ เพราะถือได้ว่าเป็นเส้นเลือดใหญ่ในการหล่อเลี้ยงกิจการ แต่ที่ผ่านมาผู้ประกอบการ SME ยังให้ความสำคัญกับการบริหารจัดการด้านการเงินที่ยังไม่ดีพอมากนัก สะท้อนได้จากการทำบัญชีธุรกิจที่ยังขาดความถูกต้อง ทั้งอาจจะเกิดจากความตั้งใจและไม่ตั้งใจก็ตาม ส่งผลให้การวิเคราะห์วางแผนธุรกิจเกิดความผิดพลาดและคลาดเคลื่อน

เมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีในแต่ละปีของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลจะต้องมีการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล ในการคำนวณกำไรสุทธิต้องใช้เกณฑ์สิทธิ ซึ่งการคำนวณรายได้และรายจ่ายโดยให้นำรายได้ที่เกิดขึ้นในรอบระยะเวลาบัญชีใด แม้ว่าจะยังไม่ได้รับชำระในรอบระยะเวลาบัญชีนั้นมารวมคำนวณเป็นรายได้ในรอบระยะเวลาบัญชีนั้น และให้นำรายจ่ายทั้งสิ้นที่เกี่ยวกับรายได้นั้น แม้จะยังไม่ได้จ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีนั้น มารวมคำนวณเป็นรายจ่ายของรอบระยะเวลาบัญชีนั้น ดังนั้นภาษีเงินได้นิติบุคคลที่บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลมีหน้าที่ต้องนำรายได้มาหักรายจ่ายเพื่อคำนวณหากำไรหรือขาดทุนสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล ซึ่งจะเห็นได้ว่าองค์ประกอบที่สำคัญของภาษีเงินได้นิติบุคคลจะประกอบไปด้วย

เป็นที่ทราบกันดีกับนโยบายของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ที่มุ่งหวังพัฒนาระบบการนำส่งงบการเงินด้วยระบบ e-filing ซึ่งในรูปแบบเดิมจะมีช่องทางในการนำส่งคือ นำส่งด้วยตนเอง และการนำส่งทางไปรษณีย์ แต่เนื่องจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า มีขั้นตอนกระบวนการในการตรวจสอบงบการเงินที่ใช้เวลานาน ทำให้การนำข้อมูลไปประมลผล วิเคราะห์ และให้บริการกับประชาชนล่าช้า ไม่ทันต่อการนำข้อมูลไปใช้เพื่อการบริหาร ซึ่งแนวโน้มทิศทางของการนำส่งงบการเงินจะเป็นดังนี้

ใบสำคัญจ่ายเป็นหลักฐานบัญชี ที่แสดงผู้รับเงิน ผู้จ่ายเงิน ผู้อนุมัติ ผู้ตรวจสอบ รวมถึงรายการบัญชีที่ใช้ในการบันทึกบัญชี เพื่อใช้ในการอนุมัติการจ่ายเงิน เมื่อเรามีการจ่ายเงินแล้วก็ต้องแนบเอกสารประกอบการจ่ายเงินต่างๆ เช่นใบเสร็จรับเงิน สำเนาใบส่งของเพื่อเป็นหลักฐานในการจ่ายว่าเราได้มีการจ่ายจริงเพราะมีช่องผู้รับเงินและผู้จ่ายเงินด้วย

เพราะในโลกที่มุ่งแต่การแข่งขันเพื่อแสวงหากำไรสูงสุด ไม่ได้สร้างความยั่งยืนและการพัฒนาให้สังคมรอบข้าง “เพื่อนช่วยเพื่อน” พร้อมแบ่งปันและช่วยเหลือให้สังคมเจริญเติบโตด้วยความยั่งยืน ผมอยากให้ธุรกิจของคนรุ่นใหม่เปลี่ยนจาก ธุรกิจที่มุ่งแสวงหากำไรสูงสุด (Profitable Enterprise) มาเป็น ธุรกิจที่สร้างประโยชน์ให้แก่สังคม (Social Enterprise)

ผมมีนโยบายการจ่ายเงินสำหรับบริษัทไว้ว่า พนักงานการเงินจะจ่ายเงินให้กับ Supplier แต่ละรายก็ต่อเมื่อได้รับใบเสร็จรับเงินเท่านั้น ถ้ายังไม่ได้รับใบเสร็จรับเงินห้ามจ่ายเงินเพราะผมไม่อยากให้พนักงานต้องเสียเวลาตามใบเสร็จรับเงินอีกครั้งหรือบางครั้งพนักงานของเราก็ลืมตาม ทำให้หลักฐานการจ่ายเงินไม่ครบ วันหนึ่งผมเห็นพนักงานของ Supplier ที่มาเก็บเช็คกับโปรซอฟท์ ผมได้สอบถามไปว่า สุดหล่อมาทำอะไรครับ สุดหล่อคนนั้นตอบผมกลับมาว่า ผมมาเก็บเช็คครับ ผมเลยขอดูใบเสร็จรับเงินว่าเป็นอย่างไร คนต่างจังหวัดทำงานเป็นอย่างไร หน้าตาใบเสร็จรับเงินดูแล้วโอเคไหม ปรากฏว่าพนักงานเก็บเงินคนนี้ไม่ได้เอาใบเสร็จรับเงินมาด้วย เอามาเพียงใบรับเงินชั่วคราวเท่านั้น ผมกับเจ้าของบริษัทนี้มีความสนิทกันเป็นพิเศษ การที่จะไม่จ่ายเช็คให้ไปก็รู้สึกว่าตัวเองเข้มงวดเกินไป ในสายตาเขาจะมองเราไม่ดี ผมเลยโทรศัพท์ไปหาเจ้าของเขาโดยตรงว่าด้วยเหตุผลอะไรถึงไม่ออกใบเสร็จรับเงินมาให้เลย เพราะมันเป็นประโยชน์ต่อบริษัทเขาเอง จะได้ไม่ต้องเสียเวลาขับรถเอาใบเสร็จรับเงินมาให้อีกรอบหนึ่ง สิ่งที่ผมได้รับคำตอบจากเจ้าของบริษัทนี้คือ โปรแกรมบัญชีที่เขาใช้อยู่ ถ้าออกใบเสร็จรับเงินแล้วบันทึก โปรแกรมจะตัดลูกหนี้ทันที ทั้งที่ความเป็นจริงเขายังไม่ได้รับชำระหนี้ ทำให้เขาไม่สามารถออกใบเสร็จตัวจริงให้กับผมได้ เรื่องนี้ไม่ได้ผิดที่ผู้ใช้ซอฟท์แวร์ แต่ผิดที่บริษัทผู้พัฒนาซอฟท์แวร์บัญชี ที่ออกแบบและพัฒนาระบบไม่สามารถรองรับกับการทำงานที่ควรจะเป็นได้ ซอฟท์แวร์ที่ดีต้องสามารถออกใบเสร็จรับเงินก่อนรับเงิน (Pre-Receipt) นั่นก็คือใบเสร็จรับเงินตัวจริงเลย เพียงแต่ว่ายังไม่ต้องตัดลูกหนี้การค้าออกจากระบบ เมื่อเราได้รับชำระเงินเป็นเงินสดหรือเช็คแล้วค่อยดึงรายการ Pre-Receipt ดังกล่าวมาบันทึกรับชำระหนี้ โปรแกรมก็จะตัดยอดลูกหนี้ พร้อมทั้งบันทึกรายการบัญชีเดบิต เครดิตให้เราโดยอัตโนมัติ การเลือกใช้ซอฟท์แวร์ที่มีคุณภาพกับซอฟท์แวร์ที่ไม่มีคุณภาพ ประสิทธิภาพการทำงานของคุณจะแตกต่างกันไปอย่างสิ้นเชิง การทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพจะทำให้คุณเสียเวลา เสียค่าใช้จ่ายทุกนาที ทุกวัน ทุกเดือนและทุกปี ถึงเวลาแล้วหรือยังที่คุณควรจะเปลี่ยนซอฟท์แวร์ที่ไม่มีคุณภาพออกไปจากองค์กรของคุณ รายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ www.myaccount-cloud.com/Article/Detail/62610 Credit : คุณวิโรจน์ เย็นสวัสดิ์ | Facebook

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กทั่วไป เมื่อพูดถึงการทำบัญชี เรามักจะเห็นเป็นลักษณะของการจดรายรับ-รายจ่ายลงในสมุด หรือไม่ก็เก็บใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้และข้อมูลทางบัญชีต่างๆ ไว้ในกล่องหรือไม่ก็ใส่แฟ้มวางไว้ และเมื่อเวลาผ่านไปข้อมูลทางการเงินเหล่านี้ย่อมมีมากขึ้นๆ ตามการเติบโตของธุรกิจ และแน่นอนว่าทำในลักษณะนี้อาจจะไม่สะดวกต่อการบริหารจัดการของผู้ประกอบการนั้นๆได้ ฉะนั้นคงถึงเวลาที่จะต้องพิจารณาหาระบบบัญชีมาไว้ใช้งาน เพื่อช่วยบริหารจัดการธุรกิจกันแล้ว

การจัดทำงบทดลองมีประโยชน์ดังนี้ 1. เป็นเครื่องมือในการตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกบัญชีว่าถูกต้องตามหลักการบัญชีคู่หรือไม่ ซึ่งหากพบว่าไม่ถูกต้องจะได้ทำการแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างทันท่วงที 2. ข้อมูลในงบทดลองจะถูกใช้เป็นข้อมูลในการจัดทำงบการเงิน ซึ่งได้แก่งบกำไรขาดทุน และงบดุล เพื่อแสดงให้เห็นถึงผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินของกิจการ 3. ข้อมูลในงบทดลองจะถูกใช้เป็นข้อมูลในปรับปรุงบัญชี และปิดบัญชี เมื่อสิ้นงวดระยะเวลาบัญชีของกิจการ

ในการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับการรับรู้รายได้และรายจ่ายของกิจการที่ไม่แสวงหาผลกําไรที่จัดตั้งโดยภาคเอกชน ส่วนใหญ่สามารถใช้หลักเกณฑ์การบันทึกบัญชีเช่นเดียวกับระบบบัญชีการเงินของภาคธุรกิจที่ใช้เกณฑ์คงค้างเพื่อให้การรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายตรงตามงวด และใช้เกณฑ์เงินสดกรณีที่รายรับและรายจ่ายมีความไม่แน่นอน ไม่เกิดขึ้นเป็นประจํา และไม่มีสาระสําคัญ แต่มีรายรับและรายจ่ายบางรายการที่องค์กรไม่แสวงหากําไรจะต้องมีการปรับวิธีการบันทึกบัญชีในการรับรู้รายได้