- เมื่อได้เวลาการทำงานของพนักงานจากแผนกบุคลากร จะต้องตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง
- หลักจากนั้นคำนวณค่าแรงให้พนักงานตามอัตราค่าแรงปกติและอัตราล่วงเวลา
- คำนวณรายการหักต่าง ๆ เช่น ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย หักประกันสังคม และรายการหักอื่น ๆ จนครบ
- เมื่อได้จำนวนเงินที่พนักงานแต่ละคนได้รับแล้ว หลังจากนั้นจะนำมาลงในทะเบียนค่าแรง (Payroll Journal) ของพนักงานแต่ละคนเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ได้รับและรายการภาษีเงินได้ที่ถูกหักจำนวนเงินได้สุทธิที่ต้องจ่าย
- ผ่านรายการต่าง ๆ ในสมุดเงินเดือนและค่าแรงไปบัญชีเงินได้พนักงานแต่ละคนซึ่งเป็นบัญชีย่อยที่แสดงเงินได้ที่พนักงานแต่ละคนได้รับในแต่ละงวด
- เมื่อถึงสิ้นปี คำนวณหายอดรวมภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายทั้งปีเพื่อกรอกรายการในแบบ ภ.ง.ด.1 เพื่อนำส่งภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย เมื่อจัดเตรียมเอกสารเรียบร้อยแล้วจัดทำใบสำคัญจ่าย เพื่อจ่ายเงินเดือนและค่าแรง ภาษี และประกันสังคมให้แผนกการเงินเพื่อขออนุมัติการจ่ายเงินวิธีการของแผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรง จะแตกต่างกันออกไป ในกิจการแต่ละแห่ง กิจการบางแห่งอาจรวมเอาแผนกบัญชีต้นทุนแผนกบัญชีเจ้าหนี้รวมอยู่ ในแผนกเงินเดือนและค่าแรงด้วยโดยหน้าที่ของทั้งสองแผนกนี้แผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรงจะเป็นผู้จัดทำแทน จึงไม่ขอกล่าวถึงหน้าที่ของแผนกบัญชีต้นทุนและแผนกบัญชีเจ้าหนี้ ซึ่งได้กล่าวได้แล้วในแผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรงบางกิจการอาจให้แผนกบุคลากรเป็นผู้คำนวณเงินเดือนค่าแรงให้พนักงานแต่ละคน ซึ่งทำให้หน้าที่ของแผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรงลดลง ดังนั้นหากกิจการใดกำหนดให้แผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรงเป็นผู้คำนวณเงินได้พนักงาน การลงรายการบัญชีเกี่ยว
