ความรู้เรื่องเอกสารทางการเงิน ในการซื้อขายสินค้า

เวลาเราซื้อสินค้า หรือบริการ จะมีเอกสารต่างๆ ที่ผู้ขายออกให้กับเรา ซึ่งแน่นอนว่าฝ่ายบัญชีสามารถรับรู้ แล้วเข้าใจเอกสารต่างๆ เหล่านี้เป็นอย่างดี แต่ในกรณีที่เราไม่ได้อยู่ในส่วนงานนั้น หรือเราอาจจะเป็นโปรแกรมเมอร์ที่ต้องพัฒนาระบบงานที่เกี่ยวกับบัญชี เราจึงควรเข้าใจหน้าที่ของเอกสารด้านการเงินต่างๆ ซึ่งในที่นี้จะยกตัวอย่างมา 4 เอกสาร ดังนี้

1. ใบส่งของ (Delivery order) เป็นเอกสารที่ผู้ขาย (supplier) ส่งแนบมากับสินค้า เพื่อจัดส่งให้กับผู้ซื้อ ดังนั้นผู้ซื้อจะต้องนำเอกสารดังกล่าวมาเทียบกับใบสั่งซื้อ (PO) ว่าของครบตามที่สั่งหรือไม่ และผู้รับสินค้าจะต้องเซ็นรับ พร้อมกับวันที่รับในเอกสารนี้ด้วย
2. ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล (Invoice) ซึ่งเป็นเอกสารที่ผู้ขาย (supplier) ออกให้ผู้ซื้อ สำหรับเรียกเก็บเงิน หรือเรียกง่ายๆ ว่า "วางบิล" นั่นเอง เมื่อได้เอกสารนี้แล้วฝ่ายบัญชีของผู้ซื้อก็จะต้องเตรียมเรื่องเพื่อทำจ่ายต่อไป
3. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) เป็นเอกสารที่ผู้ขาย (supplier) ออกให้กับผู้ซื้อ ในกรณีที่ผู้ซื้อชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ซึ่งจะถือว่ารายการซื้อขายนั้นจบกระบวนการโดยสมบูรณ์
4. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) ใช้ในกรณีบริษัทจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เพื่อเป็นหลักฐาน "ภาษีซื้อ" กรณีเงินภาษีจากการที่เราซื้อ และ "ภาษีขาย" กรณีที่ภาษีที่ผู้ขายเพิ่มมาให้กับเรา เพื่อเราจะได้นำเอกสารไปแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ ภ.พ. 30 ในการยื่นแบบ นั่นเอง

บทความโดย : https://www.codeexcellent.com